Så utvärderar du anbud vid köp av lokala tjänster

Lokala tjänster i upphandlingen – vad som får vägas in

All offentlig upphandling styrs av fem grundprinciper som vilar på EU-rätten: icke-diskriminering, likabehandling, proportionalitet, öppenhet och ömsesidigt erkännande. Bestämmelserna ska tolkas mot principerna, och om en upphandling är förenlig med dem avgörs i det enskilda fallet utifrån vad som upphandlas och syftet med upphandlingen (Upphandlingsmyndigheten).

Vid köp av lokala tjänster sätter icke-diskrimineringsprincipen gränsen: leverantörer får inte diskrimineras på grund av nationalitet, och lokala leverantörer får inte ges företräde. Den upphandlande organisationen får inte heller ställa krav som bara svenska leverantörer känner till eller kan uppfylla – även om inga utländska anbud förväntas (Upphandlingsmyndigheten). Lokal anknytning, hemortsadress eller medlemskap i en lokal förening kan därför inte användas som tilldelningskriterium eller urvalsgrund. Däremot går det att ställa krav på vad tjänsten faktiskt kräver, till exempel inställelse- och svarstider, om kraven är proportionerliga och tillämpas lika på alla leverantörer.

Grundprinciper i offentlig upphandling

Bygg utvärderingsmodellen före annonsen

Öppenhetsprincipen innebär att upphandlingen ska genomföras öppet och att uppgifter om den inte får hemlighållas. Upphandlingsdokumenten ska vara förutsebara: klart och tydligt formulerade, innehålla samtliga krav och förklara hur upphandlingen ska genomföras (Upphandlingsmyndigheten). En utvärderingsmodell som växer fram efter annonsen bryter mot principen, eftersom leverantörerna då inte kan bedöma vad som krävs för att vinna.

Bestäm därför i förväg och skriv ned vilka tilldelningskriterier som gäller (till exempel pris, kvalitet och tillgänglighet), hur de viktas, vilken utvärderingsmetod som används (till exempel poängsättning eller pris/kvalitet), vilka ska-krav ett anbud måste uppfylla för att utvärderas, vilka uteslutningsgrunder som finns och vilka underlag leverantören ska lämna in. Pröva varje krav och kriterium mot proportionalitetsprincipen: de ska vara rimliga i förhållande till det som upphandlas och både lämpliga och nödvändiga för att nå syftet (Upphandlingsmyndigheten). Det som inte klarar testet tas bort före annonsen publiceras, inte efteråt.

Steg-för-steg: Utvärderingsmodell före annons

Likabehandling i praktiken: samma information och tidsfrister

Likabehandlingsprincipen innebär att leverantörer i lika situationer ska behandlas lika. Alla ska få samma information vid samma tillfälle, och ett för sent inlämnat anbud får inte accepteras eftersom samma regler och tidsfrister gäller alla (Upphandlingsmyndigheten). I praktiken måste frågor och svar, förtydliganden och kompletteringar av upphandlingsdokumenten gå till samtliga anbudsgivare samtidigt och via samma kanal – även när frågan kommer från en enda leverantör på orten.

Proportionalitet – rimliga krav och kriterier

Proportionalitetsprincipen kräver att krav, kriterier och villkor är rimliga i förhållande till det som upphandlas och både lämpliga och nödvändiga för att uppnå syftet med upphandlingen. Finns flera alternativ bör den upphandlande myndigheten eller enheten välja det som belastar leverantörerna minst (Upphandlingsmyndigheten).

Prövningen blir konkret när kraven knyts till vad som faktiskt ska uppnås: kräv inte eget lager eller egen lokal på orten om samma tillgänglighet kan nås genom avtalad svarstid och inställelsetid; kräv inte en specifik certifiering eller organisation om leverantören kan visa förmågan på annat sätt. Varje sådant krav ska kopplas till ett syfte med just den här tjänsten, och alternativet med minst administration för leverantörerna väljs.

Lokal närvaro och tillgänglighet utan otillåten lokalpreferens

Skillnaden ligger i hur behovet formuleras. Ett sakligt motiverat behov av närhet eller tillgänglighet beskrivs som en funktion: hur snabbt tjänsten ska kunna utföras på plats, vilka tider den ska vara tillgänglig och vilken svarstid som gäller vid akuta ärenden. Då kan varje leverantör – oavsett var den är registrerad – välja hur den uppfyller kravet, och alla bedöms mot samma mått.

Ett kriterium som i stället belönar lokal förankring, till exempel geografisk etablering, hemvist eller kännedom som bara lokala aktörer förutsätts ha, omfattas av förbudet: lokala leverantörer får inte ges företräde, och krav som bara svenska leverantörer känner till eller klarar av får inte ställas ens när inga utländska anbud förväntas (Upphandlingsmyndigheten). Knyt i stället de skarpa kraven till avtalet, så att de följs upp under avtalstiden och får konsekvenser om de inte uppfylls.

Likabehandlingsprincipen omfattar också att leverantörer i olika situationer ska behandlas olika – de kan behöva visa på olika sätt att de kan leverera det som upphandlas (Upphandlingsmyndigheten). En leverantör utan egen personal på orten kan därför tillåtas visa hur tillgängligheten ändå uppnås, på samma villkor som en lokal leverantör som redan har personalen på plats.

Förbud mot lokalpreferens – vad som får och inte får användas

Fördelar och risker med att kräva lokal närvaro

Arbetsvillkor och kollektivavtal i utvärderingen

SOU 2015:78 Upphandling och villkor enligt kollektivavtal hade i uppdrag att analysera hur uttryckliga krav på villkor enligt kollektivavtal kan föras in i upphandlingslagarna, och hur krav kan ställas på att varor, tjänster och byggentreprenader produceras, tillhandahålls och utförs under sådana förhållanden att ILO:s kärnkonventioner respekteras och att de arbetsrättsliga lagar och kollektivavtal som gäller där arbetet utförs – om det inte utförs i Sverige – tillämpas för arbetet.

Sådana krav riktar sig mot hur tjänsten utförs och hanteras därför normalt som särskilda kontraktsvillkor som följs upp under avtalstiden, inte som tilldelningskriterier. Skriv i förväg in vilka underlag leverantören ska lämna för att visa att villkoren följs, vem som kontrollerar dem och vad som händer vid avvikelse. Kraven måste samtidigt utformas så att de inte diskriminerar leverantörer på grund av nationalitet och inte går längre än vad som behövs för att uppnå syftet.

Uppföljningen är den svaga punkten. Konkurrensverkets forskningsrapport 2017:2, Metoder för att utvärdera sysselsättningskrav vid offentlig upphandling, konstaterar att det finns få utvärderingar av sysselsättningskrav vid offentlig upphandling. Bygg därför in kontrollpunkter och begär in dokumentation löpande i stället för att lita på leverantörens egen redogörelse vid anbudstillfället.

Transparens och spårbarhet i tilldelningsbeslutet

Öppenhetsprincipen innebär att uppgifter om upphandlingen inte får hemlighållas och att upphandlingsdokumenten ska vara förutsebara – klart och tydligt formulerade, med samtliga krav och med information om hur upphandlingen kommer att genomföras (Upphandlingsmyndigheten). Att beslutet går att följa utifrån de angivna kriterierna hör till samma princip.

Dokumentera därför utvärderingen så att den kan granskas i efterhand: vilket kriterium varje anbud bedömts mot, vilken vikt kriteriet haft, vilket underlag bedömningen bygger på och hur avvikelser, kompletteringar och för sent inkomna anbud hanterats. För också in de frågor och svar som gått ut till samtliga anbudsgivare, med tidpunkt, så att det framgår att alla fick samma information samtidigt. Då kan en extern granskare rekonstruera vägen från angivna kriterier till tilldelat anbud utan att tolka interna överväganden.

Kontrolllista: Utvärdering av anbud vid köp av lokala tjänster