Tjänsteavtal efter upphandling: så skriver du det

Från upphandling till tjänsteavtal: vad som styr efter tilldelningen

Upphandlingsreglerna styr främst förfarandet: hur en upphandlande organisation agerar när ett kontrakt tilldelas. Det är processen där det offentliga väljer en eller flera avtalsparter för varor, tjänster och byggentreprenader.

I Sverige styr främst lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU), lagen (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) och lagen (2016:1147) om upphandling av koncessioner (LUK) (Indén och Madell, SvJT 2025).

När ett upphandlat kontrakt är undertecknat har upphandlingslagstiftningen få regler som uttryckligen styr parterna. Relationen måste i stället regleras omsorgsfullt i det upphandlade avtalet, enligt Indén och Madell i SvJT 2025. Otydliga eller ofullständiga villkor fångas därför inte upp av upphandlingsreglerna; de bedöms genom avtalstolkning.

Volymen gör frågan praktisk för de flesta upphandlande organisationer. Offentlig upphandling i Sverige omsätter årligen över 900 miljarder kronor, omkring 18 procent av BNP, och under 2022 annonserades drygt 17 000 upphandlingar (Upphandlingsmyndighetens statistik refererad i SvJT 2025).

Viktiga siffror från offentlig upphandling i Sverige

Parternas förpliktelser: det avtalet måste reglera

Varken upphandlingsdirektiven eller svensk upphandlingslagstiftning tar ställning till hur parternas ömsesidiga förpliktelser ska tolkas efter en genomförd upphandling (SvJT 2025). Förpliktelserna måste därför beskrivas i avtalet, inte förutsättas följa av regelverket.

Ett tjänsteavtal behöver åtminstone reglera omfattning och avgränsning, servicenivåer med mätmetod och rapportering, priser och prisjustering samt fakturering och betalningsvillkor.

Det bör även reglera ansvar och eventuella ansvarsbegränsningar, försäkringar, sekretess, personuppgiftsbehandling, underleverantörer, rättigheter till resultat och material samt rutiner vid avtalsbrott och uppsägning.

Avtalet bör också knyta an till upphandlingen: vilket förfrågningsunderlag och vilket anbud som ligger till grund, och i vilken ordning dokumenten gäller om de säger emot varandra. Utan rangordning är det oklart vilket dokument som ska följas när upphandlingsdokumenten och det undertecknade avtalet pekar åt olika håll.

Formulera förpliktelserna konkret och ömsesidigt: vad leverantören ska leverera, när, hur det följs upp och vad som händer om nivån inte nås. Villkor som bara säger att parterna ska samarbeta eller hålla "god kvalitet" ger inget stöd vid oenighet.

Ramavtal eller enskilt tjänsteavtal?

Ett ramavtal fastställer villkoren för kontrakt som senare tilldelas under en viss period (Upphandlingsmyndigheten). Ramavtal, inköpscentraler och annan samordnad upphandling regleras i 7 kap. LOU. Ett enskilt tjänsteavtal ingås i stället direkt efter tilldelningen och gäller den upphandlade tjänsten, utan senare avrop.

Vid avrop från ett ramavtal måste avropet och ramen hänga ihop. Beskriv vilka villkor ramavtalet redan fastställer; hur avropet ska gå till – direkt avrop eller förnyad konkurrensutsättning när ramavtalet föreskriver det; vem som får avropa; hur beställningen dokumenteras; och hur avropets löptid förhåller sig till ramavtalets giltighetstid.

Avtalsformen följer av inköpsmönstret: ramavtal passar vid återkommande behov där villkoren ska ligga fast över tid; enskilt tjänsteavtal passar för en avgränsad tjänst. Vid flera avrop behövs en intern rutin så att avrop görs av behörig person och dokumenteras likadant varje gång.

Skriv för tolkning: undvik otydligheter och luckor

Avtal kan vara otydliga och därför kräva tolkning. De kan också vara ofullständiga och behöva fyllas ut med lagbestämmelser. Det gäller även avtal som slutits efter ett tilldelningsbeslut i en genomförd offentlig upphandling (SvJT 2025).

Varken upphandlingsdirektiven eller svensk lagstiftning tar ställning i frågan. Parternas ömsesidiga förpliktelser bedöms därför genom avtalstolkning enligt sedvanliga tolkningsprinciper.

Enligt Indén och Madell måste tolkningen av upphandlade avtal präglas av stor objektivitet. Skriv villkor som går att förstå utan kännedom om parternas tankar under upphandlingen.

Konkreta grepp minskar tolkningsutrymmet. Definiera nyckelbegrepp i en definitionslista och ange siffror, intervall och tidsfrister i stället för ord som "snarast" eller "skälig".

Knyt varje skyldighet till en mätmetod och en rapport. Ange vad som händer om en nivå inte nås, och håll sammanhörande villkor på samma ställe.

Om avtalet är tyst om en fråga fylls den ut med lagbestämmelser. Vill du ha en annan lösning än lagstiftningens måste den skrivas in i avtalet.

Ändringar och förlängning utan att tappa greppet

Huvudregeln: upphandlande kontrakt, ramavtal och koncessioner får inte ändras utan en ny upphandling. Det finns särskilda undantag (Upphandlingsmyndigheten). LOU har ett eget kapitel om fullgörande av kontrakt (17 kap.).

En ändringsklausul kan därför inte vara hur bred som helst. Innan du skriver in en rätt att ändra tjänstens omfattning, pris eller avtalstid bör du pröva ändringen mot undantagen i regelverket och mot Upphandlingsmyndighetens vägledning om ändringar av avtal.

Ett ändrings- och förlängningsvillkor måste vara konkret. Ange vad som får ändras, till exempel volym eller tjänsteomfattning inom angivna gränser.

Ange också hur en ändring initieras och godkänns skriftligen, vem som får besluta och hur priset justeras. För förlängning: vem som beslutar om optionen, tidsfrist för besked och längsta sammanlagda avtalstid.

Bestäm också hur avtalet kan avslutas i förtid och vad som gäller för tjänster som redan beställts när det upphör. Utan sådana villkor blir avvecklingen en förhandlingsfråga i stället för en tillämpning av avtalet.

Checklista för tjänsteavtalet efter upphandling

Koppling till upphandlingen: kontrollera att avtalet hänvisar till rätt förfrågningsunderlag och rätt anbud. Dokumentens inbördes ordning ska framgå av avtalet.

Ömsesidiga förpliktelser: gå igenom omfattning, servicenivåer och mätning, pris och prisjustering, betalning, ansvar, försäkringar, sekretess, personuppgifter och underleverantörer. Varje skyldighet ska ha en angiven konsekvens om den inte uppfylls.

Avtalsform: bestäm om du tecknar ramavtal eller ett enskilt tjänsteavtal. Vid ramavtal: beskriv avropsförfarandet och vad som är fastställt i ramen respektive konkurrensutsätts vid avrop.

Tolkning: definiera nyckelbegrepp och undvik vaga formuleringar. Enligt SvJT-artikeln 2025 fylls ofullständiga avtal ut med lagbestämmelser.

Ändringar: huvudregeln är att ett upphandlat kontrakt inte får ändras utan en ny upphandling. Undantagen är särskilda (Upphandlingsmyndigheten). Lägg in ändrings- och förlängningsklausuler först efter prövning mot undantagen.

Vanliga fallgropar: att tro att upphandlingsreglerna styr relationen efter signering; att lämna övergripande begrepp som "god kvalitet" odefinierade. Andra fallgropar: att låta upphandlingsdokumenten ingå utan rangordning; att ändra villkor löpande utan att pröva ändringen mot reglerna.

Checklista för tjänsteavtal efter upphandling