Ändringar och tilläggsarbete i tjänsteavtal: så reglerar du dem

Ändringar i tjänsteavtal: omfattning, pris och process

En guide till hur ändringar och tilläggsarbete (ÄTA) regleras i svenska tjänsteavtal: vilka klausuler, processer, priser och gränser som gäller.

I upphandlade tjänsteavtal gäller lagen (2016:1145) om offentlig upphandling, LOU. Offentlig upphandling innebär att en upphandlande myndighet köper, hyr eller på annat sätt anskaffar varor, tjänster eller byggentreprenader.

Utgångspunkten är uppdragsbeskrivningen: vilka leveranser, servicenivåer och acceptanskriterier som ingår i uppdraget. En begäran som faller utanför beskrivningen är inte en ändring utan en ny beställning.

Beskriv tjänstens omfattning så att det går att avgöra vilka leveranser som ingår och vilka som kräver en ändringsbeställning. Ange också avtalad kvalitet, servicenivå och ansvarsfördelning. En tydlig utgångspunkt gör det lättare att bedöma om en begäran ryms inom uppdraget.

Bestäm hur parterna ska begära och godkänna ändringar. Ange vem som får lämna en beställning, vilken information den ska innehålla och hur leverantören ska redovisa följder för omfattning, tid och ersättning. Låt inte arbetet börja innan parterna har bekräftat ändringen skriftligen.

Skilj mellan ändring av en befintlig tjänst, en ny tilläggstjänst och arbete som tas bort. Beskriv för varje kategori hur den påverkar leveransen och ersättningen. Då blir det tydligare om beställningen ryms inom avtalet eller behöver hanteras separat.

Gör ändringsordern till den gemensamma dokumentationen av beslutet. Den bör identifiera berörda delar av uppdraget, beskriva den nya eller ändrade leveransen och ange överenskommen ersättning. Spara även det skriftliga godkännandet tillsammans med avtalet och dess bilagor.

I tjänsteavtal avgör den avtalade tjänsteomfattningen vad som får ändras. Ändringar och tilläggsarbete måste därför regleras i avtalet. Tjänsteomfattningen avgör om ett arbete är en ändring eller en ny beställning.

Ett tjänsteavtal innebär att en part tillhandahåller definierade tjänster åt en annan mot överenskommen avgift. Avtalet anger tjänster, kvalitetsnivå, pris och avtalstid.

Kraven beror på tjänsten, avtalsvillkoren och tillämpliga regler; det finns inte ett enda generellt regelverk. Väl utformade tjänsteavtal definierar leveranser, servicenivåer, godkännande och ansvarsfördelning.

Parterna kan reglera ändringsordningen i avtalet, till exempel vem som får begära ändringar och hur de ska godkännas.

Otydlig tjänsteomfattning är en vanlig tvistekälla. Är leveranser och acceptanskriterier inte tillräckligt precisa kan parterna bli oense om åtagandet har uppfyllts.

Slutsatsen för tjänsteavtal: reglera tjänstens kärna, ändringsordning och prissättning. Annars avgörs gränsen i efterhand.

I tjänsteavtal är ändringsregleringen en avtalsfråga. Avtalet bör ange vad som räknas som ändring, tilläggsarbete och avgående arbete. ÄTA står för ändrings-, tilläggs- och avgående arbete.

En ändrings- eller optionsklausul måste vara klar, entydig och ha ett bestämt innehåll. Den ska precisera hur långt ändringarna får gå. En obestämd rätt att utöka uppdraget saknar prövbar ram.

Ändringar kan också göras genom kompletterande beställning eller ändring av mindre värde. Det gäller särskilt i upphandlade tjänsteavtal enligt 17 kap. LOU och 16 kap. LUF.

Tröskelvärdena är beloppsgränser som avgör vilka regler en upphandling ska följa, de direktivstyrda eller de nationella. Från 1 januari 2018 var tröskelvärdet för varor och tjänster 1 365 782 kronor för centrala upphandlande myndigheter och 2 096 097 kronor för övriga upphandlande myndigheter; för sociala tjänster och andra särskilda tjänster gällde 7 113 450 kronor. (Upphandlingsmyndigheten)

Definiera tjänsterna i en separat och detaljerad bilaga med uppdragsbeskrivningen. Ange acceptanskriterier för varje leverans.

Bygg in en ändringshanteringsprocess. Alla ändringar av omfattningen ska dokumenteras, prissättas och godkännas skriftligen innan arbetet börjar. Ändringsordern fungerar som beställning; arbetet får starta först när godkännandet är skriftligt.

En ändring måste rymmas inom ändringsbestämmelserna i LOU eller LUF. Kan ingen bestämmelse tillämpas kan ändringen bedömas som otillåten direktupphandling om den genomförs. (Upphandling24)

Exempel: en leverantör av förvaltade tjänster tecknar ett treårigt tjänsteavtal. Avtalet gäller övervakning och support åt kundens IT-infrastruktur mot fasta månadsavgifter och ett SLA.

För tjänsteavtal ska en ändrings- eller optionsklausul vara precis och visa hur långt ändringarna får gå. Ändringar kan också göras genom kompletterande beställning, ändring av mindre värde. AB 04 gäller byggnads-, anläggnings- och installationsentreprenader, medan ABT 06 avser totalentreprenader. Ingen av dem styr tjänsteavtal i allmänhet.

Pris: långvariga tjänsteavtal utan prisjusteringsmekanism skapar risk för marginalpress och tvister om framtida prisändringar. Saknad klausul ger inte rätt till ensidiga prishöjningar.

I svenska tjänsteavtal bör ändringsregleringen namnge ÄTA: ändringsarbete, tilläggsarbete och avgående arbete. ÄTA-arbeten definieras som ändringsarbete, tilläggsarbete som står i omedelbart samband med kontraktsarbetena och inte är av väsentligt annan natur, samt avgående arbete.

En ändrings- eller optionsklausul i ett tjänsteavtal ska vara klar, entydig och ange omfattningen av ändringarna. En obestämd rätt för beställaren att föra in nya tjänster saknar prövbar ram.

I upphandlade tjänsteavtal är ändringsbestämmelserna i 17 kap. LOU och 16 kap. LUF uttömmande. Kan ingen bestämmelse tillämpas kan ändringen anses utgöra en otillåten direktupphandling om den genomförs.

Processen i tjänsteavtalet: dokumentera ändringen, prissätta den och invänta skriftligt godkännande innan arbetet börjar. Ändringsordern fungerar som beställning.

Prissättningen ska framgå av ändringsordern. Saknas avtalad mekanism för prisjustering ger det inte rätt till ensidiga prishöjningar; kom överens om ändringen eller kontrollera mekanismen.

ÄTA är en förkortning av ändringsarbete, tilläggsarbete och avgående arbete. Tilläggsarbete ska stå i omedelbart samband med kontraktsarbetena och inte vara av väsentligt annan natur.

En förbisedd automatisk förlängning kan binda parterna till en flerårig förlängning som ingen av dem vill ha. Följ upp förnyelsedatum och uppsägningstider i ett centralt system.

Avtalad tjänsteomfattning sätter gränsen för ändringar

Avtalet bör skilja mellan arbete som redan ingår och sådant som beställs senare. Beskriv tjänstens leveranser och avgränsningar i uppdragsbeskrivningen och ange hur ändringar hanteras. En begäran blir inte automatiskt en del av uppdraget bara för att den har samband med den löpande tjänsten.

Skilj mellan att rätta en brist i en redan avtalad leverans och att lägga till något nytt. En rättelse ryms inom grunduppdraget, medan en helt ny uppgift kräver en ändringsorder eller en ny beställning.

Gör ändringsprocessen användbar för båda parter. Beställaren beskriver behovet, leverantören lämnar ett förslag om omfattning och ersättning, och parterna godkänner förslaget innan arbetet startar. Dokumentera även om en del av den ursprungliga leveransen ska utgå.

Förteckna vilka leveranser och servicenivåer som omfattas av grunduppdraget. Lägg till en tydlig rutin för önskemål om tillägg, så att nya uppgifter inte blandas ihop med korrigeringar eller med redan avtalat arbete. Anpassa beskrivningen till den tjänst som faktiskt köps.

Sätt acceptanskriterier för leveranser som ska granskas eller godkännas. Ange hur beställaren lämnar synpunkter och hur parterna dokumenterar att en leverans godkänts. Samma arbetssätt kan användas när en ändring påverkar en befintlig leverans eller skapar en ny.

För arkitekt- och ingenjörskonsultuppdrag finns Allmänna Bestämmelser för Konsultuppdrag inom arkitekt- och ingenjörsverksamhet, ABK 09. Innovationsföretagen anger att industrikonsultuppdrag använder branschspecifika tillägg till ABK 09, ABI 20. Kontrollera vilka villkor parterna faktiskt har införlivat i sitt uppdragsavtal. (Innovationsföretagen)

För tjänsteavtal enligt lagen (2016:1145) om offentlig upphandling, LOU, får ändringar göras med stöd av ändrings- eller optionsklausul, kompletterande beställning eller ändring av mindre värde enligt 17 kap. LOU. Motsvarande regler finns i 16 kap. LUF. Ändringsbestämmelserna är uttömmande. (Upphandling24)

I ett tjänsteavtal motsvarar den avtalade tjänsteomfattningen arbetsskyldighetens ram. ÄTA avser ändrings-, tilläggs- och avgående arbete. Tilläggsarbete ska stå i omedelbart samband med kontraktsarbetena och inte vara av väsentligt annan natur. Faller arbetet utanför omfattningen är det en ny beställning, inte en ändring.

I upphandlade tjänsteavtal måste ändringar och tilläggsarbete rymmas inom avtalet. Reglerna om ändring i 17 kap. LOU och 16 kap. LUF är uttömmande. Kan ingen bestämmelse tillämpas kan ändringen bedömas som otillåten direktupphandling om den genomförs.

Den upphandlande myndigheten har rätt att under kontraktstiden ändra entreprenörens åtaganden som följer av kontraktet. Ändringen måste hålla sig inom LOU 17 kap. eller LUF 16 kap.

För upphandlade tjänsteavtal kan ändringar göras med stöd av ändrings- eller optionsklausul, kompletterande beställning, ändring av mindre värde. Klausulen ska vara precis och ha ett bestämt tillämpningsområde. En ändring utanför den avtalade tjänsteomfattningen är en ny beställning, inte en ändring.

För tjänsteavtal gäller samma gränslogik: den avtalade tjänsteomfattningen avgör vad som får ändras. Ändrings- och optionsklausulen ska vara precis och ha ett bestämt tillämpningsområde.

ÄTA omfattar ändrings-, tilläggs- och avgående arbete. I tjänsteavtal bör ändringsordningen därför omfatta alla tre kategorier.

Tilläggsarbete ska stå i omedelbart samband med kontraktsarbetena och inte vara av väsentligt annan natur. Faller arbetet utanför avtalad tjänsteomfattning är det en ny beställning.

När en ändring blir en ny beställning

Om den begärda tjänsten ligger utanför den avtalade omfattningen kan den behöva hanteras som en ny beställning. Jämför begäran med uppdragsbeskrivningen och ändringsklausulen innan parterna bestämmer hur den ska beställas. Skriv inte in en obegränsad rätt att lägga till nya tjänster.

En ändringsklausul bör säga vilka delar av uppdraget som får ändras och under vilka förutsättningar. Beskriv även hur ändringen ska beställas och hur ersättningen fastställs. Ju tydligare villkoren är, desto enklare blir det att bedöma om en konkret begäran ryms inom klausulen.

Håll isär en justering av en avtalad leverans och en ny tjänst. Om en ny tjänst ska kunna läggas till, ange dess möjliga innehåll och koppling till uppdraget i avtalet eller en bilaga. En generell formulering utan tydlig omfattning ger parterna ett svagt underlag för att pröva en ändring.

För upphandlade kontrakt är ändringsbestämmelserna i LOU och LUF uttömmande. Om ingen bestämmelse kan tillämpas kan ändringen anses utgöra en otillåten direktupphandling om den genomförs. Kontrollera därför den tillämpliga ändringsgrunden innan en ändring beställs. (Upphandling24)

Motsvarande tröskel finns i upphandlade tjänste- och entreprenadkontrakt. Ändringsreglerna är uttömmande. Kan ingen bestämmelse tillämpas kan ändringen bedömas som otillåten direktupphandling om den genomförs, vilket kan ställa till det för båda parter.

Ändringar får göras med stöd av en ändrings- eller optionsklausul, men bara om klausulen har ett bestämt innehåll och anger hur långt ändringarna får gå. Andra vägar är kompletterande beställning, ändring av mindre värde.

Vid upphandlade kontrakt gäller LOU:s ändringsregler i 17 kap. och LUF:s motsvarande regler i 16 kap. Ändringar får göras med stöd av ändrings- eller optionsklausul, kompletterande beställning, ändring av mindre värde. Klausulen måste vara otvetydig och ha ett bestämt tillämpningsområde.

För tjänsteavtal gäller samma tröskel. En ändring utanför den avtalade tjänsteomfattningen är inte en ändring utan en ny beställning.

I upphandlade tjänsteavtal måste ändringen rymmas inom LOU 17 kap. eller LUF 16 kap. Genomförs en ändring utan stöd kan den klassas som otillåten direktupphandling.

En ändrings- eller optionsklausul i ett tjänsteavtal ska vara precis och visa ändringarnas räckvidd. Den ska skilja mellan ändring av befintlig tjänst och tillägg av ny tjänst. Ett tillägg utanför den avtalade tjänsteomfattningen är en ny beställning.

I tjänsteavtal finns en motsvarande tröskel: en ändring utanför avtalad tjänsteomfattning är inte en ändring utan en ny beställning. I upphandlade tjänsteavtal måste ändringen rymmas inom 17 kap. LOU eller 16 kap. LUF.

ÄTA omfattar även avgående arbete. Avgående arbete bör hanteras i samma ändringsordning som ändringar och tillägg.

En ändrings- eller optionsklausul ska vara klar, entydig och ange omfattningen av ändringarna. Utanför klausulen kan ändringen bli en ny beställning eller otillåten direktupphandling.

Optionsklausul för tjänsteavtal: Beställaren får inom avtalstiden beställa ändringar av befintlig tjänst och tillägg av ny tjänst endast inom den i bilagan angivna tjänsteomfattningen. Klausulen ska vara klar, entydig och ange omfattningen av ändringarna. En obestämd rätt att föra in nya tjänster saknar prövbar ram.

Så skriver du ändrings- och tilläggsklausuler i tjänsteavtal

Skriv klausulen så att den beskriver vilka ändringar som får göras och hur de ska godkännas. Ange om den omfattar ändringar av befintliga tjänster, tillägg av tjänster eller att arbete tas bort. Hänvisa till uppdragsbeskrivningen så att klausulens räckvidd kan jämföras med det avtalade grunduppdraget.

Bestäm i avtalsrutinerna att ändringar ska hanteras skriftligt, inte bara i e-post.

Bestäm vilka uppgifter en ändringsbegäran ska innehålla. Beskriv det önskade resultatet, berörda leveranser och eventuella följder för tidsplan och ersättning. Ange också vem som får godkänna ändringen för respektive part och hur beslutet ska dokumenteras.

Låt ändringsordern ange vad parterna har kommit överens om och när den godkändes. Beskriv vilken del av avtalet som ändras och vad som fortsätter att gälla oförändrat. Ett skriftligt godkännande före arbetets start minskar risken för olika uppfattningar om vad som beställts.

Visa priset för ändringen direkt i ändringsordern. Ett konkret val är rörligt arvode efter nedlagd tid eller fast arvode. BKK anger att rörligt arvode kan betalas efter nedlagd tid eller annan avtalad grund, medan ett fast arvode är total ersättning för tiden som uppdraget kräver. (BKK)

Om parterna använder rörligt arvode bör avtalet klargöra vad som räknas som ersättningsgrundande tid. BKK anger att parterna exempelvis kan avtala särskilt om reducerat arvode eller ingen ersättning för restid. Vid fast arvode anses restidsersättning ingå om inget annat har avtalats. (BKK)

För tjänsteavtal gäller samma grundkrav: klausulen måste vara otvetydig och ha ett bestämt tillämpningsområde. En obestämd rätt för beställaren att föra in nya tjänster saknar prövbar ram.

Bygg in en ändringshanteringsprocess. Alla ändringar av omfattningen ska dokumenteras, prissättas och godkännas skriftligt innan arbetet börjar. Prissättningen ska framgå av ändringsordern; godkännandet utlöser arbetet.

Definiera tjänsterna i en separat och detaljerad bilaga med uppdragsbeskrivningen, inte i själva avtalet. Ange acceptanskriterier för varje leverans.

Långvariga tjänsteavtal utan prisjusteringsmekanism skapar risk för marginalpress och tvister om framtida prisändringar. Att klausulen saknas ger inte i sig rätt till ensidiga prishöjningar – kontrollera den avtalade mekanismen eller kom överens om ändringen.

För tjänsteavtal ska ändrings- och tilläggsklausulen ange vad som är ändring, tillägg och avgående arbete. Tilläggsarbete ska stå i omedelbart samband med kontraktsarbetena och inte vara av väsentligt annan natur. Är arbetet av väsentligt annan natur är det en ny beställning.

En ändrings- eller optionsklausul i ett tjänsteavtal ska vara tydlig och precisera ändringarnas räckvidd. En obestämd rätt för beställaren att föra in nya tjänster saknar prövbar ram.

Ändringsklausulen bör skilja mellan ändring av befintlig tjänst och tillägg av ny tjänst. Ett tillägg utanför den avtalade tjänsteomfattningen är en ny beställning.

Den förväntade professionella standarden i ett svenskt tjänsteavtal bedöms utifrån avtalad kvalitet och servicenivåer, tillämpliga regler och relevanta yrkesmässiga standarder. Dessa utgör måttstocken.

Ändringar i upphandlade tjänsteavtal får göras med stöd av ändrings- eller optionsklausul, kompletterande beställning, ändring av mindre värde. Klausulen ska vara tydlig och ha ett bestämt tillämpningsområde.

I tjänsteavtal ska klausulen vara precis och ange ändringarnas omfattning. Ändringar kan också göras genom kompletterande beställning, ändring av mindre värde. ÄTA omfattar ändrings-, tilläggs- och avgående arbete.

En ändrings- eller optionsklausul ska vara klar, entydig och ange omfattningen av ändringarna. Det följer av ändringsreglerna i 17 kap. LOU och 16 kap. LUF.

Följ upp förnyelsedatum och uppsägningstider i ett centralt system. Treåriga avtal är lätta att glömma. Kom också överens om nyckeltal och rapporteringsintervall så att båda parter har objektivt underlag för att bedöma servicenivåerna.

I ett svenskt tjänsteavtal ska ändrings- och tilläggsklausulen namnge ändringsarbete, tilläggsarbete och avgående arbete. Den ska vara klar, entydig och ange omfattningen av ändringarna.

Klausulen ska ha ett bestämt tillämpningsområde. En obestämd rätt för beställaren att föra in nya tjänster saknar prövbar ram.

I upphandlade tjänsteavtal får ändringar göras med stöd av ändrings- eller optionsklausul, kompletterande beställning eller ändring av mindre värde. Ändringsbestämmelserna i 17 kap. LOU och 16 kap. LUF är uttömmande.

Ändringsordern ska prissättas och godkännas skriftligen innan arbetet börjar. Godkännandet utlöser arbetet; utan skriftligt godkännande bör arbetet inte starta.

Prisjustering: långvariga tjänsteavtal utan mekanism skapar risk för marginalpress och tvister. Saknad klausul ger inte rätt till ensidiga prishöjningar.

Processen är dokumentera, prissätta och godkänna. Följ upp förnyelsedatum och uppsägningstider i ett centralt system; treåriga avtal är lätta att glömma.

Modellklausul för tjänsteavtal: Ändringsarbete, tilläggsarbete och avgående arbete ska dokumenteras, prissättas och godkännas skriftligen innan arbetet börjar. Ändringsordern fungerar som beställning. Tilläggsarbete ska stå i omedelbart samband med kontraktsarbetena och inte vara av väsentligt annan natur. Tillägg utanför avtalad tjänsteomfattning är en ny beställning.

Avtalet bör innehålla en uttrycklig procedur för godkännande med en bestämd svarstid, tydliga acceptanskriterier och regler för invändningar. Ändringen ska vara skriftlig och prissatt innan arbetet börjar.

Optionsklausul: Beställaren får inom avtalstiden beställa ändringar av befintlig tjänst och tillägg av ny tjänst endast inom den i bilagan angivna tjänsteomfattningen. Klausulen ska vara klar, entydig och ange omfattningen av ändringarna. En obestämd rätt att föra in nya tjänster saknar prövbar ram.

En förbisedd automatisk förlängning kan, beroende på avtalsvillkoren, binda parterna till en flerårig förlängning som ingen av dem vill ha.

Den förväntade professionella standarden i ett svenskt tjänsteavtal bedöms utifrån avtalad kvalitet och servicenivåer, tillämpliga regler och relevanta yrkesmässiga standarder. Vilka krav som gäller beror på tjänsten och omständigheterna i det enskilda avtalet.

Tilläggsarbete och ersättning i tjänsteavtal

Använd samma ändringsrutin för arbete som läggs till, ändras eller tas bort. Beskriv vad som påverkas i grunduppdraget och om någon leverans eller del av tjänsten ska utgå. Då får parterna ett underlag för att komma överens om både den nya omfattningen och ersättningen.

Tilläggsarbete bör beskrivas konkret i beställningen. Ange vad leverantören ska utföra, hur arbetet anknyter till uppdraget och vilket resultat beställaren ska kunna godkänna. Om arbetet inte ryms inom avtalet bör parterna först klargöra hur det ska beställas.

Ange i avtalet hur priset för en ändring ska beräknas, exempelvis som rörligt arvode efter nedlagd tid eller som ett fast arvode. Om priset inte kan bestämmas i förväg kan ändringsordern i stället dokumentera den grund som parterna har kommit överens om. Saknas en prisjusteringsmekanism innebär det inte i sig rätt till ensidiga prishöjningar.

Om ingen ändringsbestämmelse kan tillämpas kan en ändring anses utgöra en otillåten direktupphandling, något som kan ställa till det för båda parter. (Upphandling24)

Prissätt även arbete som tas bort och dokumentera hur parterna har hanterat den berörda leveransen. Ändringsordern bör visa vilken del av uppdraget som utgår och vilken ersättning parterna har kommit överens om efter ändringen. Vänta med att genomföra ändringen tills båda parter har godkänt beställningen skriftligen.

Om konsultens arvode är rörligt bör uppdragsavtalet ange vilken tid och vilka arbetsinsatser som ersätts. BKK beskriver rörligt arvode efter nedlagd tid eller annan avtalad grund och fast arvode som total ersättning för uppdragets tidsåtgång. Kostnader ersätts särskilt endast om parterna har avtalat om det. (BKK)

I entreprenader är utgångspunkten en annan. Enligt AB 04 respektive ABT 06 är entreprenören, om inte annat följer av författning, berättigad och skyldig att under entreprenadtiden utföra sådana ÄTA-arbeten som föreskrivs av beställaren. Entreprenören har då också ensamrätt att utföra de ändringar som beställaren gör.

AB 04 gäller byggnads-, anläggnings- och installationsentreprenader, ABT 06 totalentreprenader. Bestämmelserna om likställda ÄTA-arbeten avser arbeten som entreprenören är både berättigad och skyldig att utföra, exempelvis när kontraktshandlingarna innehåller direkta fel.

I upphandlade tjänsteavtal måste tilläggsarbete hanteras enligt LOU 17 kap. eller LUF 16 kap. Är arbetet inte en tillåten ändring kan det utgöra en otillåten direktupphandling.

För tjänsteavtal avgör den avtalade tjänsteomfattningen och ändringsklausulen vad som får beställas. ÄTA omfattar ändrings-, tilläggs- och avgående arbete.

I tjänsteavtal ska ändringsordern prissättas och godkännas skriftligen innan arbetet börjar. Godkännandet utlöser arbetet. Utan skriftligt godkännande bör arbetet inte starta.

Prissättningen kan följa av avtalad mekanism för prisjustering. Saknas mekanism ger det inte rätt till ensidiga prishöjningar. Kom överens om ändringen eller kontrollera den avtalade mekanismen.

Tilläggsarbete ska stå i omedelbart samband med kontraktsarbetena och inte vara av väsentligt annan natur. Annars är det en ny beställning, inte en ändring.

I tjänsteavtal är tilläggsarbete arbete som står i omedelbart samband med kontraktsarbetena och inte är av väsentligt annan natur. Är arbetet av väsentligt annan natur är det en ny beställning.

Avgående arbete ingår i ÄTA. I tjänsteavtal bör avgående arbete dokumenteras, prissättas och godkännas skriftligen innan arbetet börjar.

Priset för tilläggsarbete ska framgå av ändringsordern. Saknas avtalad mekanism för prisjustering ger det inte rätt till ensidiga prishöjningar.

I upphandlade tjänsteavtal måste tilläggsarbete rymmas inom 17 kap. LOU eller 16 kap. LUF. Annars kan det utgöra otillåten direktupphandling.

Avgående arbete i tjänsteavtal hanteras i samma ändringsordning som ändringar och tillägg. Det ska dokumenteras, prissättas och godkännas skriftligen innan arbetet börjar. ÄTA omfattar ändrings-, tilläggs- och avgående arbete.

Gränser och arbetsgång vid ändringar i tjänsteavtal

Börja med att kontrollera ändringsönskemålet mot avtalet och dess bilagor. Avgör om det gäller en befintlig leverans, en tilläggstjänst eller arbete som ska utgå. Om avtalet inte tydligt täcker begäran bör parterna klargöra beställningens omfattning innan arbetet utförs.

Låt leverantören beskriva följderna av ändringen för leverans, tid och ersättning. Beställaren kan därefter ta ställning till förslaget och be om förtydliganden innan det godkänns. Dokumentera även vilka delar av grunduppdraget som påverkas.

Använd en ändringsorder som gemensamt beslutsunderlag. Ta med beskrivningen av arbetet, överenskommen ersättning och parternas skriftliga godkännande. Spara dokumentet tillsammans med avtalet så att det går att följa vilka villkor som gäller för uppdraget.

För upphandlade tjänsteavtal behöver parterna pröva ändringen mot de regler som gäller för upphandlingen, inte bara mot sin ändringsorder. LOU:s och LUF:s bestämmelser om kontraktsändringar är uttömmande; en ändring utan tillämpligt stöd kan bedömas som otillåten direktupphandling. (Upphandling24)

Följ upp avtalsperiod, förnyelsedatum och uppsägningstid enligt de villkor parterna har avtalat. En ändring av tjänstens omfattning bör inte lämna oklart om den också påverkar avtalstiden eller villkoren för förlängning. Dokumentera varje sådan överenskommelse skriftligen.

Kom överens om hur leverantören ska rapportera utfört arbete och hur parterna följer upp avtalade servicenivåer. Bestäm vilka underlag som ska användas när en ändring föreslås och hur utfallet ska dokumenteras. Det ger parterna en gemensam grund för att diskutera nya beställningar.

I tjänsteavtal ligger uppföljningen på avtalsförvaltningen. Håll reda på förnyelsedatum och uppsägningstider i ett centralt system – en förbisedd automatisk förlängning kan binda parterna för fler år.

Kom också överens om nyckeltal och rapporteringsintervall. Då har båda parter objektivt underlag för att bedöma om servicenivåerna uppfylls och om en ändring ska beställas.

För upphandlade tjänsteavtal gäller ändringsreglerna i LOU 17 kap. och LUF 16 kap. Reglerna är uttömmande. Håll därför ändringsordern och godkännandet dokumenterade.

En praktisk ändringsprocess för tjänsteavtal: dokumentera ändringen, prissätta den och invänta skriftligt godkännande innan arbetet börjar. Godkännandet utlöser arbetet.

Ändringsordern är beställningen. Håll den och godkännandet dokumenterade.

Treåriga avtal är lätta att glömma. Följ därför upp förnyelsedatum och uppsägningstider i ett centralt system.

AB 04 gäller byggnads-, anläggnings- och installationsentreprenader, ABT 06 totalentreprenader. De avser entreprenader, inte tjänsteavtal i allmänhet. För upphandlade tjänsteavtal gäller i stället LOU 17 kap. och LUF 16 kap.

I tjänsteavtal ligger gränsen i avtalad tjänsteomfattning och ändringsklausulens omfattning. En obestämd rätt att föra in nya tjänster saknar prövbar ram.

En ändrings- eller optionsklausul ska vara klar, entydig och ange omfattningen av ändringarna. Utanför klausulen kan ändringen bli en ny beställning eller otillåten direktupphandling.

ÄTA omfattar ändrings-, tilläggs- och avgående arbete. Gränsen för vad beställaren kan lägga till är avtalad tjänsteomfattning och en klar, entydig ändringsklausul.

För avgående arbete gäller samma process: dokumentera, prissätta och invänta skriftligt godkännande innan arbetet börjar.

I upphandlade tjänsteavtal är ändringsbestämmelserna i 17 kap. LOU och 16 kap. LUF uttömmande. Kan ingen bestämmelse tillämpas kan ändringen bedömas som otillåten direktupphandling.

För privata tjänsteavtal utanför LOU/LUF gäller avtalad tjänsteomfattning och ändringsklausul. Det finns inte ett enda generellt regelverk. Kraven beror på tjänsten, avtalsvillkoren och tillämpliga regler.

AB 04 och ABT 06 innehåller en bestämmelse om att entreprenören, om inte annat följer av författning, är berättigad och skyldig att under entreprenadtiden utföra sådana ÄTA-arbeten som föreskrivs av beställaren. Entreprenören har ensamrätt att utföra ändringarna.

Likställda ÄTA-arbeten är arbeten som entreprenören är berättigad och skyldig att utföra, exempelvis när kontraktshandlingarna innehåller direkta fel.