Uppföljning av volymer och priser i ramavtal

Varför följa upp volymer och priser?

I 20 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling definieras ett ramavtal som ett avtal mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer för att fastställa villkoren. Ramavtal, inköpscentraler och annan samordnad upphandling regleras i 7 kap. samma lag.

Ramavtalet är inte en enskild beställning utan ramen för återkommande avrop. Volymer och faktiska belopp uppstår först i avropen.

Upphandlingsmyndighetens vägledning Avtalsuppföljning av vård och omsorg lyfter fram att volym- och prisuppföljning för vissa avtal hör naturligt samman med kvalitetsuppföljning, exempelvis vid fakturakontroller. Volym- och prisdata finns redan i fakturor och avropsunderlag.

Stäms de inte av mot ramavtalets villkor upptäcks avvikelser först i efterhand, när fakturorna redan betalats. Det gäller fel enhetspris, avropad volym som inte motsvarar beställningen och prisändringar som inte beslutats enligt avtalet.

Uppföljningen har tre syften: kontrollera att fakturerade belopp följer avtalade priser, se om avtalet används i den omfattning och på det sätt som antogs vid upphandlingen, och skapa underlag inför avtalsförlängning eller ny upphandling.

Vad som är rimligt att följa upp

Det mesta av uppföljningen vilar på fyra storheter: antal avrop och avropad volym per vara eller tjänst, enhetspriser jämförda med ramavtalets prisuppgifter, fakturerat belopp per period och leverantör samt alla prisjusteringar med datum, grund och belopp.

Notera också avrop som skett vid sidan av ramavtalet. De syns inte i avtalsstatistiken men påverkar både volymbilden och möjligheten att nå de volymer som ramavtalet byggde på.

Vägledningen skiljer på avtal där volym- och prisuppföljning passar tillsammans med kvalitetsuppföljning, exempelvis vid fakturakontroller, och avtal där uppföljningen behöver läggas upp annorlunda.

Planera därför uppföljningen efter avtalets karaktär: avtal med många små avrop och löpande fakturering fångas bäst i fakturakontrollen, medan avtal med få stora avrop kräver egen avstämning per avrop.

Prioritera de varu- eller tjänstegrupper där volymen är stor eller priset per enhet högt och avvikelser får störst ekonomisk effekt. Följ dem tätare än resten av avtalet.

Avvikelse i volym och pris – jämförelse mellan avtalstyp

Från volymkrav till uppföljning

Volym kan redan vara ett krav i upphandlingen. PM2 KKO 24-017 (2 april 2025) beskriver hur en kommun vid upphandling av måltidsleveranser ställt ett volymmässigt referenskrav som gör att bara en eller ett fåtal leverantörer kan komma i fråga. Kravet fungerar som kvalificeringsfilter: det avgör vilka leverantörer som alls kan lämna anbud.

Kravet bygger på en uppskattning av volymen. Blir de faktiska avropen under avtalstiden lägre eller annorlunda sammansatta än uppskattningen drabbar det leverantören som dimensionerat kapaciteten efter kravet. Den upphandlande myndigheten får då svårt att sätta ett realistiskt volymkrav i nästa upphandling.

Volymuppföljning över avtalstiden gör det möjligt att i efterhand bedöma om kravet speglade ett verkligt behov.

I löpande uppföljning behöver volymdata samlas in per avrop och ackumuleras över tid, inte bara summeras per år. Först då syns om utfallet rör sig mot eller bort från referensvolymen som upphandlingen byggde på.

Fördelar och risker med volymkrav i upphandling

När nya priser efterfrågas inom ramavtalet

Upphandlingsmyndighetens frågeportal (publicerad 23 januari 2020) tar upp om det är rimligt att ett företag med gällande ramavtal med en kommun måste lämna pris på nästan alla jobb inom det upphandlade ramavtalet. Där beskrivs en upphandlande myndighet som begär pris per uppdrag eller avrop trots att ramavtal redan finns.

För uppföljningen flyttar det var prisdata finns. Priset ligger då inte i en fast prisbilaga utan i varje lämnad prisuppgift per avrop.

Leverantören behöver kunna visa hur lämnade priser per uppdrag förhåller sig till priserna enligt ramavtalet. Leverantören bör också följa utfallet per jobb: vilka avrop man fått, till vilket pris och hur stor andel av de efterfrågade uppdragen det gäller.

Den upphandlande myndigheten behöver samla in priserna som lämnas per avrop så att de kan jämföras över tid och mellan leverantörer. Då syns också om avropen håller sig inom ramavtalet.

När pris begärs vid nästan varje jobb blir avropsdata, inte ramavtalets prislista, underlaget för volym- och prisuppföljningen.

Priser och volymer i vård och omsorg

FoU i Väst vid Göteborgsregionen genomförde 2020 och 2021 en studie av kostnaden för kommunal vård och omsorg för vanligt förekommande patientgrupper. En arbetsgrupp med verksamhetsutvecklare och chefer i fem kommuner i Västsverige tog fram sju patientfall, och kommunekonomer beräknade kostnaderna.

Kommunernas kostnad för vården under en månad för de sju patientfallen varierade mellan 33 058 kronor och 179 008 kronor.

Studien visar att vård i hemmet i flera fall kan vara dyrare än vård på särskilt boende eller korttidsboende. Intervjupersonerna uppgav att patienterna inom kommunal hälso- och sjukvård är sjukare och har mer komplexa vårdbehov än för tio år sedan.

Spridningen mellan patientfallen är skälet till att volymer och priser behöver följas per kategori, inte bara som totalsumma. En volym räknad som antal ärenden eller timmar säger lite om resursåtgången när kostnaden per fall skiljer sig så kraftigt. Uppföljningen behöver därför koppla volym till typfall, insatsnivå eller motsvarande uppdelning.

Kostnadsvariationer i kommunal vård och omsorg (2020–2021)

Så kan uppföljningen genomföras

Bestäm intervall och ansvar först. Fastställ hur ofta volymer och priser ska stämmas av – till exempel varje månad eller tertial – och vem som ansvarar. Då blir avstämningen löpande avtalsuppföljning i stället för en engångsinsats.

Knyt volym- och prisdata till fakturorna. Vid fakturakontroll jämförs fakturerat belopp, enhetspris och mängd mot ramavtalet och aktuellt avrop innan fakturan betalas.

Lägg avropsdata i en löpande liggare per leverantör och vara eller tjänst så att utfallet per period kan summeras.

Dokumentera varje avvikelse skriftligt: vilken volym eller vilket pris som avviker, vilken avtalsbestämmelse som gäller och vilken rättelse eller kreditering som begärs. Återkommande avvikelser i volym eller pris blir underlag vid avtalsförlängning eller när behovet inför en ny upphandling ska beskrivas.

Avsluta varje uppföljningsperiod med en genomgång av utfall mot avtalade villkor: avropad volym, fakturerat belopp, gjorda prisjusteringar och noterade avvikelser. Det ger underlag för att kräva rättelse och en faktabaserad bild av om avtalet används som tänkt.

Process för volym- och prisuppföljning i ramavtal

Nyckelsteg i volym- och prisuppföljning