Så genomför du en lokal tjänsteupphandling från behov till avtal

Behovsanalys och mål för tjänsten

Innan en lokal tjänsteupphandling annonseras måste ni veta vad verksamheten behöver och vad upphandlingen ska uppnå. Enligt SKR hör behovsanalys, marknadsanalys och strategiska överväganden till momentet före själva upphandlingsprocessen.

Upphandlingsmyndigheten delar grundsynen: ett offentligt inköp är mycket mer än upphandlingen. En effektiv inköpsprocess lägger grunden för goda offentliga affärer, från förberedelse och genomförande till att avtalet realiseras och målen nås.

I behovsanalysen bör ni konkretisera omfattning och kvalitetsnivå. SKR lyfter fram att den upphandlande organisationen ska identifiera mål och behov för det primära upphandlingsobjektet; vid kategoristyrt arbetssätt tas de fram i kategoriplanen.

Identifiera även sekundära, övergripande mål tidigt, till exempel sociala eller miljömässiga ambitioner, så att de kan omsättas i krav. Gäller upphandlingen samhällsviktig verksamhet måste relevant nivå på beredskapen beaktas, så kallad försörjningsberedskap.

Skilj på behov och lösning. Beskriv vilken funktion eller effekt verksamheten behöver, volymer och variationer över tid, geografisk täckning, tillgänglighet och bemötande gentemot brukare eller medborgare – men lämna så mycket som möjligt av hur tjänsten utförs till leverantören.

Bestäm vem i organisationen som äger behovet, vem som fattar beslut om att gå vidare och vilken budgetram som gäller. Ju tydligare grund, desto lättare att senare kravställa, utvärdera och följa upp.

Marknadsanalys, strategiska vägval och tidig dialog

Valet av regelverk och förfarande påverkar hela upplägget. SKR beskriver att upphandling genomförs enligt LOU, LOV eller lagen om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster.

Enligt Konkurrensverket omfattar regelverket bland annat LOU (2016:1145) och lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF, 2016:1146). För en lokal tjänsteupphandling är det därför ett strategiskt vägval att tidigt avgöra vilket regelverk som är tillämpligt och vilket förfarande som passar tjänstens karaktär.

Marknadsanalysen ska ge en realistisk bild av vad leverantörsmarknaden klarar av. Ta reda på vilka aktörer som finns lokalt och regionalt, hur de arbetar, vilken kapacitet de har och vilka krav som är rimliga utan att begränsa konkurrensen i onödan.

Riksdagens finansutskott har betonat att den offentliga upphandlingen ska vara effektiv och rättssäker och ta till vara konkurrensen på marknaden. Det gäller även en enskild lokal upphandling.

Dialogen är en framgångsfaktor. SKR framhåller att dialogens betydelse inte nog kan uppmärksammas, både före och under upphandlingens genomförande och under avtalsperioden.

Konkreta former: bjud in potentiella anbudsgivare till öppna informationsträffar, hearings, ”speed-dateing” eller externremiss, och genomför anbudsskolor om det är motiverat. SKR hänvisar också till Upphandlingsmyndighetens stöd om tidig dialog för utveckling.

Syftet är att få in synpunkter på krav, nivåer och genomförande innan underlaget låses. Det är inte att förhandla om villkor utanför det formella förfarandet.

Regelverk för lokal tjänsteupphandling: LOU vs LUF

Fördelar och nackdelar med tidig dialog med anbudsgivare

Upphandlingsdokument och kravställning

Upphandlingsdokumentet är det underlag som den upphandlande myndigheten ger leverantörerna, och enligt SKR ska det innehålla samtliga handlingar för upphandlingen. Anbudsgivaren ska alltså kunna hitta allt som styr anbudet på ett och samma ställe: bakgrund och omfattning, administrativa föreskrifter, krav på tjänsten, utvärderingsmodell, kontraktsvillkor och de format anbudet ska lämnas i.

Kravställningen styrs av flera nivåer samtidigt. SKR beskriver att den upphandlande myndigheten styrs av nationella krav som lagar och föreskrifter samt av lokala mål och riktlinjer, och att dessa beskrivs konkret i krav, upphandlingsdokument och avtal.

Arbeta systematiskt med att gå från mål till krav: varje krav bör kunna kopplas till ett behov eller ett politiskt beslut, vara kontrollerbart och gå att följa upp under avtalsperioden. Skilj tydligt mellan ska-krav, som anbudet måste uppfylla, och utvärderingskriterier, som avgör vilket anbud som blir bäst.

För kvalitetssäkringen finns särskilt stöd. SKR har tagit fram en checklista med 21 frågor att ta ställning till, som underlättar kvalitetssäkring av upphandlingsdokument.

Till varje fråga finns en förklaringstext som beskriver syftet med frågan och vad man bör tänka på, och förklaringstexterna syftar också till att uppmärksamma upphandlaren på olika problem och falluckor. Checklistan finns som PDF för LOU.

Upphandlingsmyndigheten ger i sin tur stöd längs hela inköpsprocessen, från upphandlingsdokument och annonsering till utvärdering och avslutande av upphandlingen. Låt gärna någon utanför projektgruppen granska underlaget innan det publiceras – en extra läsning fångar ofta otydligheter som annars leder till frågor eller otydliga anbud.

Checklista för kvalitetssäkring av upphandlingsdokument (SKR)

Annonsering, frågor och anbudsöppning

Upphandlingsprocessen inleds med annonsering, enligt SKR:s stegöversikt. Annonsen är anbudsgivarens första kontakt med upphandlingen och bör vara tydlig med vad som köps in, vilken tidsplan som gäller och var det fullständiga underlaget finns.

Se till att upphandlingsdokumentet är sammanhållet och att versioner och bilagor är korrekta innan publicering. Rättelser i efterhand skapar frågor och kan förlänga processen.

Under anbudstiden hanteras frågor och svar. Ett bra arbetssätt är att samla in frågor skriftligt, besvara dem samlat och publicera både frågor och svar så att alla anbudsgivare får samma information.

Formulera svaren så att de inte ändrar förutsättningarna i underlaget annat än när det verkligen är avsikten. Kontrollera att svaren är förenliga med upphandlingsdokumentet; publicerade svar blir en del av underlaget för anbudsgivarna.

När anbudstiden har löpt ut vidtar anbudsöppningen, nästa steg i SKR:s process. Vid öppningen säkerställs att anbuden hanteras spårbart och att inget anbud förändras eller försvinner.

Dokumentera vilka anbud som kom in, när de kom in och i vilket skick, så att det senare går att visa att prövningen skett likvärdigt och rättssäkert. Det ligger i linje med finansutskottets betoning av en effektiv och rättssäker upphandling.

Kvalificering, prövning och utvärdering av anbud

Efter anbudsöppningen följer enligt SKR kvalificering av leverantören och därefter prövning och utvärdering av anbudet. Kvalificeringen handlar om leverantören som aktör: att den uppfyller formella krav, har efterfrågad kapacitet och erfarenhet och inte omfattas av regelverkets uteslutningsgrunder.

Gör detta steg strukturerat med stöd av de dokument ni begärt in. Dokumentera bedömningen per leverantör.

Prövningen av anbudet handlar i stället om vad leverantören erbjuder. Kontrollera att anbudet besvarar alla ska-krav, att inga väsentliga delar saknas och att anbudet är giltigt enligt de formella anvisningarna.

Anbud som inte uppfyller ska-kraven ska hanteras enligt regelverket och enligt upphandlingsdokumentet. Kraven bör därför vara formulerade så att det går att avgöra om de är uppfyllda eller inte.

Utvärderingen görs mot den utvärderingsmodell som annonserats, så att alla anbud bedöms på samma sätt. Bedömningen ska vara spårbar: vilka uppgifter som legat till grund för betygen och hur ni kommit fram till resultatet.

Regeringen har lämnat en proposition om förenklad leverantörskontroll vid upphandling (prop. 2025/26:177), vilket visar att reglerna kring kontroll av leverantörer är föremål för utveckling. Håll därför uppsikt över aktuella regler och vägledning när ni planerar kontrollmomenten; tilldelningsbeslut och underrättelse behandlas i nästa steg.

Viktiga statistiska punkter från regerings proposition (prop. 2025/26:177)

Avbryta, underrätta och teckna avtal

En upphandling kan behöva avbrytas. SKR har ”Avbryta en upphandling” som ett eget steg i processen, före underrättelse och avtalstecknande.

Avbrytande kan bli aktuellt om underlaget visar sig ha brister, om inga anbud kommer in eller om förutsättningarna för upphandlingen förändras väsentligt. Ett avbrutet förfarande behöver hanteras och dokumenteras så att skälen framgår, och anbudsgivarna behöver informeras.

Underrättelse är nästa steg i SKR:s process. Här informeras anbudsgivarna om resultatet: vilket anbud som valts och varför, eller att upphandlingen avbrutits.

Se till att underrättelsen är tydlig, bygger på samma bedömning som dokumenterats i utvärderingen och skickas till samtliga anbudsgivare. Kontrollera också vilka tidsfrister och formkrav som regelverket för upphandlingen ställer innan ni går vidare.

Därefter följer teckna avtal och efterannonsera, enligt SKR:s stegöversikt. Avtalet bör bygga på de kontraktsvillkor som ingick i upphandlingsdokumentet, så att det inte uppstår skillnader mellan vad som utlovats och vad som skrivs under.

Efterannonsering innebär att upphandlingen avslutas formellt genom att det framgår att avtal har tecknats. Samla hela upphandlingsakten – underlag, frågor och svar, anbud, bedömningar och beslut – så att den går att följa upp och använda vid en eventuell granskning.

Avtalsförvaltning och uppföljning under kontraktstiden

Upphandlingen är inte klar när avtalet är påskrivet. SKR betonar att aktiv avtalsförvaltning ger goda förutsättningar att nå era mål för upphandlingen, och har avtalsuppföljning som ett eget steg under kontraktstiden.

Upphandlingsmyndigheten beskriver samma logik. Avtalet ska realiseras på bästa sätt för att de mål som satts upp nås.

Bygg uppföljningen på de krav och mål ni ställde i upphandlingen. Utse en avtalsansvarig hos er som har mandat att agera, och kom överens med leverantören om former för uppföljning: vilken rapportering som ska lämnas, hur ofta ni träffas och hur avvikelser hanteras.

Kombinera löpande dialog med mer strukturerade avstämningar. Följ upp både tjänsten som utförs och eventuella sekundära mål som upphandlingen skulle bidra till.

Låt uppföljningen omfatta ekonomi och avtalsdisciplin, till exempel att fakturering sker mot avtalade villkor och att beställda volymer motsvarar det faktiska behovet. Hantera avvikelser direkt och dokumentera dem, så att de inte växer till konflikter senare.

Inför att avtalet närmar sig sitt slut behöver ni ta ställning till om tjänsten ska upphandlas på nytt eller om avtalet ska förlängas enligt gällande villkor. Bedömningen underlättas av att ni löpande dokumenterat hur avtalet fungerat.

Erfarenhetsåterföring och förbättrad lokal inköpsprocess

SKR avslutar processen med steget ”Det har vi lärt oss”. Där ingår att samla och dokumentera erfarenheter av arbetet inför och med upphandlingen, erfarenheter under avtalsperioden och slutsatser om konsekvenser för de egna processerna.

En viktig del är att följa upp resultatet. Kom organisationen och verksamheten fram till de uppsatta målen för upphandlingen?

Erfarenhetsåterföringen bör vara en återkommande rutin, inte en engångsinsats efter ett enskilt projekt. Samla därför synpunkter från verksamheten, från den avtalsansvarige och från dem som hanterat anbud och frågor.

Vilka krav fungerade, vilka skapade onödiga frågor, och vilka uppföljningsmått visade sig svåra att mäta? Ta särskilt med det som gick fel och det som gick oväntat bra – det är där förbättringspotentialen finns.

Använd slutsatserna i nästa lokala tjänsteupphandling, redan i behovsanalysen och i arbetet med upphandlingsdokument och krav. Då sluts cirkeln: behov, marknadsanalys, kravställning, annonsering, utvärdering, avtal och uppföljning bidrar alla till samma mål, och varje genomförd upphandling gör nästa lite bättre.

Upphandlingsmyndigheten erbjuder stöd längs hela inköpsprocessen. Det gör det möjligt att kontinuerligt stämma av det egna arbetssättet mot aktuell vägledning.