Leverantörsbedömning av lokala tjänsteföretag: så kontrollerar du ekonomi, tillstånd och kapacitet

Varför leverantörsbedömning av lokala tjänsteföretag?

Pris och utförande räcker inte när du anlitar ett lokalt tjänsteföretag. Bedöm i stället ekonomi, tillstånd och kapacitet.

Skatteverket betonar att du som beställare, upphandlare eller inköpare bör granska både leverantörer och underleverantörer – före anlitandet och löpande under avtalstiden. Syftet är seriöst företagande, minskat svartarbete och sund konkurrens.

Kontrollen hänger ihop med arbetslivskriminalitet. Följs arbetsrättsliga villkor, skälig lön samt skatter och avgifter för anställda minskar risken att du indirekt bidrar till osund konkurrens.

Arbetsmiljöverket har information om arbetslivskriminalitet.

Skatteverket samverkar med åtta myndigheter för att motverka arbetslivskriminalitet. Upphandlingsmyndigheten har vägledning för hur sådana risker kan hanteras i upphandling.

Skatteverket har samlad information om myndighetssamverkan mot arbetslivskriminalitet. Där finns vägledning om upphandling och leverantörskontroll.

Leverantörsbedömning bör därför vara en löpande rutin, inte en engångskontroll. Den hjälper dig att i tid upptäcka både uppenbara brister och subtilare varningssignaler. Då kan du ställa krav, följa upp och vid behov avbryta eller omförhandla.

Ekonomi: nyckeltal som visar finansiell stabilitet

Ekonomiska nyckeltal analyserar och bedömer ett företags ekonomiska prestation och hälsa. De bygger på företagets finansiella rapporter och belyser lönsamhet, skuldsättning, likviditet och stabilitet.

Följer du nyckeltalen över tid och jämför dem med branschen får du en mer nyanserad bild än en enskild siffra ger.

Granska om årsredovisningen är tillstyrkt. Saknas den trots krav eller finns revisorsanmärkning är det en stark varningssignal.

Vinstmarginalen visar vinsten per intäktskrona. Högre marginal tyder på effektiv kostnadsstyrning och god lönsamhetsförmåga.

Skuldsättningsgraden beskriver förhållandet mellan skulder och eget kapital och används för att bedöma risknivå och återbetalningsförmåga. Hög skuldsättningsgrad kan göra företaget mer sårbart för ekonomiska svårigheter, medan låg skuldsättning kan tyda på starkare finansiell ställning.

Likviditetsgraden mäter förmågan att möta kortsiktiga skulder med tillgångarna. En högre grad tyder på att de likvida tillgångarna räcker för att täcka skyldigheterna i tid.

Omsättningshastigheten visar hur effektivt tillgångarna används för att generera försäljning. Hög hastighet kan indikera att tillgångarna optimeras effektivt.

Avkastning på eget kapital (ROE) visar hur lönsamt företaget använder sitt eget kapital. Det är viktigt för att bedöma lönsamhet och förmågan att ge avkastning åt aktieägarna.

Soliditeten anger andelen eget kapital av totala tillgångar och indikerar finansiell stabilitet och förmågan att klara ekonomiska motgångar. Högre soliditet kan tyda på stabil ekonomi.

Nyckeltal för ekonomisk stabilitet – hur du tolkar dem

Skatt, avgifter och betalningsförmåga: hämta offentliga uppgifter

Skatteverket har tjänsten Hämta företagsinformation. Den är öppen för alla och kräver ingen e-legitimation. Där ser du om ett företag är godkänt för F-skatt, momsregistrerat och arbetsgivarregistrerat, och beslutade arbetsgivaravgifter för de tre senaste månaderna.

Du söker ett företag i taget och får svaret via e-post. Företaget får inte reda på att du har sökt.

Statliga och kommunala myndigheter kan dessutom använda tjänsten e-transport, som kräver avtal med Skatteverket. Där går det att söka flera företag samtidigt.

Uppgifterna får användas för att kontrollera företag som deltar i upphandlingar enligt lagen om offentlig upphandling och för löpande kontroller under avtalstiden.

Finns underleverantörer i ett eller flera led kan uppgifter även begäras för dem.

Skatteverkets guide för riskbedömning av leverantörer bygger på offentliga uppgifter. Du kan använda ett kreditupplysningsverktyg eller hämta uppgifterna direkt från respektive myndighet.

Utöver Skatteverkets uppgifter kan du hämta information om skulder hos Kronofogden. Liknande offentliga företagsuppgifter finns också hos kreditupplysningsföretag. Det kan dröja innan exempelvis obetalda skatter syns hos Kronofogden – en ögonblicksbild är inte hela sanningen.

Tillstånd och registrering: får företaget utföra tjänsten?

Tillstånd är ofta branschspecifika. Exempel är serveringstillstånd, bygglov och licens för finansiella tjänster. Företag utan rätt tillstånd riskerar straffavgifter eller förbud att fortsätta verksamheten.

Inom EU finns gemensamma kategorier av krav: bolagsregistrering, branschspecifika tillstånd, miljötillstånd och arbetsrättsliga villkor. Reglerna varierar mellan länder och beroende på företag eller bransch.

För finansiella tjänster finns Finansinspektionens företagsregister. Där listas företag med tillstånd att erbjuda finansiella tjänster och företag som enbart är registrerade. Vissa inlåningsföretag och kategorier av finansiella institut behöver inte söka tillstånd utan bara registrera sig, och de står delvis under FI:s tillsyn.

Registret utgår från företagets formella namn hos Bolagsverket, vilket inte alltid motsvarar varumärket. Det uppdateras med upp till två dagars fördröjning.

Anlitar du ett företag i bygg- eller anläggningssektorn kan bygglov och lokala stadsplaneringsregler vara relevanta.

Inom EU finns kontaktpunkter som hjälper till att förstå och uppfylla nationella krav på licenser och tillstånd. De riktar sig främst till tjänsteföretag och kan ge information om registrering, beskattning, arbetsmiljöregler och andra krav i värdlandet.

Kontaktpunkterna är nationella webbportaler. De finns på ditt eget språk eller engelska och hjälper dig att förstå och uppfylla krav på licenser och tillstånd.

Via kontaktpunkterna kan du lämna in ansökningar om tillstånd, licenser och godkännanden utan att gå via olika nationella myndigheter. Hos många kontaktpunkter kan du sköta administrativa förfaranden helt digitalt.

De riktar sig främst till tjänsteföretag, men kan i vissa ärenden även hjälpa andra typer av företag. Vissa kontaktpunkter är kopplade till e-förvaltningsportaler och gör det möjligt att sköta administrativa förfaranden digitalt.

Kapacitet: personal, löner och omsättning hänger ihop

Beslutade arbetsgivaravgifter ger en ungefärlig bild av löneutbetalningarna. Enligt Skatteverkets guide kan du multiplicera dem med tre för att uppskatta utbetald bruttolön. Känner du till antalet anställda kan du räkna ut en snittlön per anställd och bedöma om den verkar rimlig.

Vet du inte antalet anställda kan du i stället använda summan av arbetsgivaravgifterna för att uppskatta hur många anställda leverantören kan ha om alla ska få rimlig lön. Fråga dig sedan om personalstyrkan verkar rimlig i förhållande till omsättningen. Framstår antalet anställda som alltför litet för att generera den angivna omsättningen bör du undersöka saken närmare.

Skatteverket framhåller att arbetsrättsliga villkor följs och att skälig lön betalas ut. Det är krav du kan ställa i upphandling och avtal.

Siffror kan se oväntade ut av legitima skäl, till exempel säsongsvariationer eller inhyrda resurser. Men om förhållandet är svårförklarat eller komplicerat kan det i sig vara en riskfaktor som motiverar ytterligare kontroller.

Riskbedömning: varningsklockor att väga samman

Skatteverkets guide säger att en riskbedömning börjar med att kontrollera företagets skatteregistreringar: F-skatt, moms och arbetsgivarregistrering. Normalt ska svaret vara ja på alla tre. Även om registreringarna finns på plats bör du kontrollera företaget vidare för att kunna göra en samlad bedömning.

Uppgifterna är offentliga. Du kan få dem via ett kreditupplysningsverktyg eller direkt från respektive myndighet.

Andra indikatorer att väga in är om beslutade arbetsgivaravgifter motsvarar en rimlig löneutbetalning, om antalet anställda står i rimlig proportion till omsättningen, om företaget har skulder hos Kronofogden och om årsredovisningen är tillstyrkt. Saknas årsredovisning trots krav, eller finns en revisorsanmärkning, är det en stark varningssignal.

Om många indikatorer visar risk kan du gå vidare för att kontrollera om det finns skäl för uteslutning.

Titta också på historik och sammansättning av styrelse, företagsnamn och företagsadress. Frekventa styrelsebyten, otydlig eller ofullständig styrelsesammansättning, företrädare med många uppdrag i skilda branscher och företrädare med många konkurser bakom sig är exempel som bör leda till fler frågor.

Guiden är inte uttömmande, och varje indikator behöver inte i sig betyda oegentligheter. Flera indikatorer kan dock sammantagna och i sitt sammanhang ge skäl att gå vidare med en fördjupad utredning. Det är helhetsbilden, inte en enstaka avvikelse, som bör styra.

Riskindikatorer i leverantörsbedömning – vad de betyder

Löpande uppföljning under avtalstiden

Leverantörskontroll görs inte en gång för alla. Skatteverket betonar att du bör granska leverantörer och underleverantörer både före anlitandet och löpande under avtalstiden. Ett företag kan förändras: registreringar dras in, skulder uppstår och personalstyrkan minskar. Kontrollerna behöver därför upprepas med jämna mellanrum.

Statliga och kommunala myndigheter med avtal kan använda e-transport för löpande kontroller under avtalstiden. Uppgifter kan även begäras för underleverantörer i ett eller flera led.

Kontrollera att leverantörer och underleverantörer är godkända för F-skatt och sköter skatter och avgifter både vid upphandlingstillfället och löpande under avtalstiden.

Ställ krav i avtalet med företaget du ska anlita. Det kan till exempel gälla skyldigheter att följa arbetsrättsliga villkor, betala skälig lön och sköta skatter och avgifter.

Du kan också avtala om rätt att begära in dokumentation och att göra uppföljande kontroller. Skatteverket framhåller att det finns många sätt att löpande följa upp företaget under avtalets gång.

Uppföljningen bör omfatta både leverantören och eventuella underleverantörer i flera led. Dokumentera vad du kontrollerar, när och med vilket resultat – det ger tydlig spårbarhet. Förändras riskbilden kan du agera i tid, ställa följdfrågor eller omförhandla avtalet.

Praktisk checklista för dig som ska anlita ett lokalt tjänsteföretag

Börja med att hämta offentliga företagsuppgifter. Kontrollera F-skatt, momsregistrering, arbetsgivarregistrering och beslutade arbetsgivaravgifter via Skatteverkets tjänst Hämta företagsinformation. Komplettera med skulder hos Kronofogden och andra offentliga uppgifter från kreditupplysningsföretag.

Granska sedan nyckeltal som vinstmarginal, skuldsättningsgrad, likviditetsgrad, omsättningshastighet, avkastning på eget kapital och soliditet för att bedöma lönsamhet, risk, betalningsförmåga och stabilitet. Kontrollera samtidigt att företaget har de tillstånd tjänsten kräver, till exempel serveringstillstånd, bygglov eller licens för finansiella tjänster.

För finansiella företag kan du söka i Finansinspektionens företagsregister och se om företaget har tillstånd eller enbart är registrerat. Där står företagets formella namn som registrerat hos Bolagsverket, inte alltid varumärket.

Använd beslutade arbetsgivaravgifter för att uppskatta löneutbetalningar och antal anställda, och bedöm om personalstyrkan verkar rimlig i förhållande till omsättningen. Dokumentera riskbilden och väg samman flera indikatorer i stället för att fastna vid en enstaka avvikelse.

Använd Skatteverkets guide för riskbedömning av leverantörer som stöd. Kontrollera även om årsredovisningen är tillstyrkt och om det finns revisorsanmärkning.

Planera slutligen för återkommande uppföljning under hela avtalstiden och ställ avtalskrav som gör det möjligt att begära in uppdaterad information.

För EU-relaterade tillstånd kan du använda kontaktpunkterna. De hjälper till med ansökningar och administrativa förfaranden digitalt.