F-skatt och skulder: så kontrollerar du ett tjänsteföretag

F-skatt: första kontrollen av ett tjänsteföretag

Ett godkännande för F-skatt innebär att företaget själv ansvarar för att betala in skatt och egenavgifter på ersättning för arbete som det utfört åt någon. Drivs verksamheten i en juridisk person – till exempel ett aktiebolag – är det den juridiska personen som ska vara godkänd för F-skatt och betala skatt på eventuellt överskott. För dig som beställare är effekten konkret: är uppdragstagaren godkänd för F-skatt ska du inte dra av skatt eller betala arbetsgivaravgifter på ersättningen. Företaget betalar i stället sina skatter och egenavgifter via debiterad preliminärskatt.

Tidpunkten avgör om kontrollen är värd något. Godkännandet behöver finnas åtminstone när ni kommer överens om ersättningen eller när ersättningen betalas ut. Blir företaget godkänt först efter att ersättningen betalats ut kan det inte hänvisa till godkännandet för det uppdraget. Kontrollera därför statusen två gånger: när avtalet tecknas och före varje utbetalning.

Saknas godkännande ska den som betalar ut ersättning för arbete normalt dra av skatt – och det gäller oavsett om mottagaren bedriver enskild näringsverksamhet eller är ett bolag. Är mottagaren dessutom en fysisk person ska utbetalaren även betala arbetsgivaravgifter. En person som både har anställning och egen verksamhet behöver både A-skatt och F-skatt, så kallad FA-skatt; kontrollera därför att det är den verksamhet som ska fakturera dig som omfattas av godkännandet.

För- och nackdelar med att anlita ett företag godkänt för F-skatt

Så verifierar du F-skatt, moms och arbetsgivarregistrering

Be om ett registerutdrag från Skatteverket. Skatteverket utfärdar ett registerutdrag när företaget registreras för moms, registreras som arbetsgivare eller godkänns för F-skatt, och företaget kan själv hämta det via Mina sidor. Ett aktuellt utdrag styrker alltså tre uppgifter i ett dokument: F-skatt, momsregistrering och arbetsgivarregistrering. Stäm av att namn, organisationsnummer och datum överensstämmer med den du ska avtala med, och begär ett nytt utdrag om dokumentet inte är aktuellt.

Skriv in statusen i avtalet. Verksamt rekommenderar att du skriver i offerten eller avtalet att du är godkänd för F-skatt, och att texten ”Godkänd för F-skatt” står på fakturan. För dig som köpare blir det ett enkelt avstämningssteg: det som står i avtalet och på fakturan ska gå att läsa ut ur registerutdraget, och momsregistreringen ska stämma med hur fakturan är utformad.

Ska uppdraget utföras av leverantörens egen personal är arbetsgivarregistreringen den punkt som ofta avslöjar problem. Skatteverket har två tjänster för att hämta uppgifter om företag: en är öppen för alla och en är endast tillgänglig för offentliga aktörer. I tjänsten Hämta företagsinformation kan man se om ett företag är godkänt för F-skatt samt registrerat för moms och som arbetsgivare, och även hämta uppgifter om redovisade arbetsgivaravgifter de senaste tre månaderna. För att kunna använda tjänsten krävs ett avtal med Skatteverket, och uppgifterna får användas för myndigheters kontroll av företag som deltar i upphandlingar enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling samt för löpande kontroller under avtalstiden; uppgifter kan även begäras för underleverantörer i ett eller flera led. Utländska företag med verksamhet i Sverige kan också ansöka om att bli godkända för F-skatt, så kravet på underlag gäller även dem.

Viktiga uppgifter från Skatteverkets registerutdrag

Så verifierar du F-skattstatus för en leverantör

Skulder som kan påverka F-skatten

Skulder och misskötsel av ekonomin är en faktor som kan påverka godkännandet. En publicerad guide på driva-eget.se anger att man kan nekas F-skatt om man har stora skulder eller inte anses driva näringsverksamhet på riktigt. Skatteverket har också en rättslig vägledning med rubriken ”Grunder för att återkalla godkännande för F-skatt”, där myndigheten anser att ett godkännande ska återkallas vid falsk identitet, det vill säga om det bakomliggande personnumret eller samordningsnumret inte är korrekt. Kontrollera därför att identitetsuppgifterna i utdraget verkligen hänger ihop med företaget och den person du möter.

Skatteverkets beskrivning av hur ett företag kan agera när ekonomin försämras visar vilka tecken som är värda att känna igen. Företaget uppmanas att göra en budget för att snabbt få överblick och se över balans- och resultaträkning, att avgöra om problemet är tillfälligt eller om företaget kommer att ha långvariga ekonomiska problem, att kontakta Skatteverket för att diskutera möjliga åtgärder och lösningar, samt att vid behov skicka in en ny preliminär inkomstdeklaration för att ändra den preliminära skatt företaget betalar varje månad.

Vid tillfälliga problem kan företaget ansöka om anstånd med att betala skatter och avgifter; för att få anstånd måste företaget visa att det kan betala skatten efter anståndstiden. Har verksamheten livskraft men tillfälligt svårt att betala sina skulder kan Tingsrätten besluta om företagsrekonstruktion, där en utsedd rekonstruktör arbetar fram vilka delar av verksamheten som ska finnas kvar och vilka som behöver förändras eller avslutas, och företaget kan komma överens med borgenärer om att betala delar av en skuld genom en skulduppgörelse. F-skattstatusen är därför en indikator på företagets skattestatus, men den behöver kompletteras med andra kontroller av företagets ekonomi.

För att kontrollera skulder och betalningsförmåga räcker inte F-skattregistret. Begär in uppgifter från företaget om skulder och betalningsanmärkningar, och kontrollera offentliga uppgifter om betalningsanmärkningar och skulder, till exempel hos Kronofogden eller via en kreditupplysning. Sådana uppgifter ger en bredare bild av företagets ekonomiska ställning än själva F-skattstatusen.

Företagsform och ansvar för skulder

En enskild näringsverksamhet drivs av ägaren på egen hand, och ägaren ansvarar fullt ut för företagets alla förpliktelser, som skulder och ingångna avtal. Formen är inte någon juridisk person – som organisationsnummer används företagarens personnummer. Anlitar du en enskild firma är det alltså ägarens ekonomi och skattestatus du kontrollerar, och i den formen är det den enskilde företagaren som ska vara godkänd för F-skatt.

I ett handelsbolag är delägarna, bolagsmännen, personligt och solidariskt ansvariga för bolagets skulder och ingångna avtal. Solidariskt innebär att var och en av bolagsmännen personligen kan tvingas betala företagets alla skulder; den som har betalat kan i sin tur kräva de andra på deras andel. Ett kommanditbolag är en särskild form av handelsbolag där vissa bolagsmäns ansvar är begränsat till vad de satt in i bolaget (kommanditdelägare), men det måste finnas minst en delägare med obegränsat ansvar (komplementär).

I ett aktiebolag har delägarna inte personligt ansvar för företagets skulder, och bolaget är en juridisk person; i vissa fall kan dock styrelsen eller delägarna ha personligt ansvar. Skillnaden påverkar hur du bedömer motparten: i enskild firma och handelsbolag hänger betalningsförmågan direkt samman med en eller flera fysiska personer, medan den i ett aktiebolag hänger på bolagets egen ekonomi och kapital. Oavsett form registreras F-skatt, moms och arbetsgivare via företagets skatte- och avgiftsanmälan, vilket är varför ett registerutdrag fungerar som underlag i alla dessa fall.

Varningssignaler och åtgärder före avtal

Konkreta signaler att agera på: Företaget kan inte visa ett aktuellt registerutdrag som styrker F-skatt. Det finns ingen momsregistrering trots att fakturan innehåller moms. Ingen arbetsgivarregistrering finns trots att uppdraget ska utföras av företagets egen personal.

Inga arbetsgivaravgifter har redovisats de senaste tre månaderna. Uppgifterna i utdraget stämmer inte med namn och organisationsnummer i avtalet. Om företaget vägrar visa utdraget har du inget underlag för att utgå från att F-skatt finns.

Finns någon av signalerna bör du begära ett aktuellt registerutdrag, skriftliga förklaringar och kompletterande underlag innan du går vidare. Kan uppgifterna inte styrkas finns skäl att avstå från avtalet eller att följa upp frågan enligt avtalet.

Dokumentera kontrollen: spara registerutdraget med datum, notera vilka uppgifter som stämts av och begär ett nytt utdrag om förutsättningarna ändras under avtalstiden. Anlitar företaget i sin tur underleverantörer bör du begära motsvarande uppgifter även för dem.

Kontrollsteg före avtal – F-skatt, moms och arbetsgivarregistrering