Kapacitet och referenser: så bedömer du en leverantör

Kapacitet och referenser – varför de avgör leverantörsvalet

Offentlig sektor i Sverige köper varor, tjänster och byggentreprenader. Reglerna för offentlig upphandling ska främja konkurrens, likabehandling och transparens; kraven ska också vara proportionerliga och icke-diskriminerande. Därför behöver bedömningen av kapacitet och referenser vara saklig, förutsägbar och dokumenterad. (Driva Företag)

Kapacitet och referenser visar om leverantören kan fullgöra uppdraget; priset räcker inte. Granska kompetens, bemanning, utrustning, ekonomisk ställning och oberoende, och välj referenser som avser liknande uppdrag. Knyt varje krav till verifierbart underlag, exempelvis certifikat, försäkringsbevis, registeruppgift, referensperson eller rutinbeskrivning.

Leverantörens kapacitet: kompetens, ekonomi och utrustning

Swedac beskriver besiktningsföretag som oberoende, med certifierade tekniker och rätt utrustning, och säger att myndigheten ser till att de uppfyller kraven för besiktningar. Det är ett exempel på hur teknisk kapacitet kan verifieras; en generell leverantörsbedömning behöver också pröva ekonomi och relevanta yrkeskrav. (Swedac)

Kompetens: fråga vilka uppdrag medarbetarna har utfört och i vilken roll. Certifierade medarbetare: begär certifikat, kontrollera utfärdande organ och certifieringens område. Utrustning: kontrollera att leverantören förfogar över utrustningen som krävs för uppdraget, inte bara att den finns på marknaden. Oberoende: granska ekonomiska band till underleverantörer eller till den som ska kontrollera resultatet.

När ett uppdrag omfattar certifiering eller kontroll, fastställ vilken standard eller föreskrift som gäller och kontrollera att leverantörens bevis täcker uppdraget.

Vid offentlig upphandling kan kvalificeringskrav avse behörighet att utöva yrkesverksamhet och ekonomisk och finansiell ställning. Behörighet kan exempelvis visas genom registrering i aktiebolags-, handels- eller föreningsregister, eller motsvarande register i etableringslandet; ekonomiska krav kan gälla minsta årsomsättning eller lämplig ansvarsförsäkring. Upphandlingsmyndigheten betonar att sådana krav ska anpassas till kontraktet och marknaden, och myndigheten måste inte ställa kvalificeringskrav. (Upphandlingsmyndigheten)

Verifiera certifieringar och ackrediteringar när de krävs

Använd certifiering och ackreditering som verifieringsunderlag när de är relevanta för uppdraget, inte som generellt mått på alla leverantörer. Koppla kontrollen till kraven på tjänstens kompetens och kvalitet.

Swedac granskar och godkänner organ som testar, kontrollerar och certifierar. Swedac har en söktjänst för ackrediterade organ och har lanserat en ny söktjänst för att enklare hitta och verifiera ackrediteringar, även med AI. Sök upp utfärdaren och kontrollera att organet är ackrediterat för den typ av kontroll eller certifiering som uppdraget kräver. (Swedac)

Kontrollera vilken standard eller föreskrift certifieringen bygger på. Swedac uppger att en ny version av SS-EN ISO/IEC 17020 gäller från och med nu och att ändringsföreskrift STAFS 2026:4 ändrar STAFS 2022:7 om organ som utför bedömning av överensstämmelse. Om certifikatet hänvisar till en standard eller föreskrift som inte längre gäller, eller om ackrediteringen har annan omfattning än tjänsten, begär förtydligande. (Swedac)

Begär ackrediteringsbevis eller motsvarande dokument som visar organets omfattning och giltighetstid. Kontrollera att omfattningen täcker den aktuella tjänsten när ackreditering är ett krav. Swedac uppger att medicinska laboratorier arbetar enligt fastställda krav. (Swedac)

Hållbarhetskapacitet i leverantörskedjan

Trafikverket upphandlar enligt kraven för statliga myndigheter, till exempel sociala krav som arbetsrättigheter och antidiskriminering, och miljökrav. Använd listan som checklista.

De sociala kraven omfattar minimilön eller minimivillkor vid uppdrag i Sverige, grundläggande rättigheter för arbetstagare i hela leveranskedjan vid produktion av varor och tjänster, skatter och socialförsäkringsavgifter, antidiskriminering, etiska frågor som korruption samt sysselsättningskrav.

Bedöm leverantörens förmåga att uppfylla kraven i hela kedjan. Fråga hur leverantören följer upp underleverantörer, hur löner och sociala avgifter dokumenteras och hur avvikelser hanteras.

Trafikverket anger att syftet är att motverka lönedumpning, svartarbete, diskriminering och korruption. Myndigheten formulerar det som att inga människor får utnyttjas eller fara illa, att lagar ska följas och att konkurrensen ska vara rättvis.

Regeringens nationella upphandlingsstrategi ställer krav på myndigheter att genom upphandling verka för skäliga anställningsvillkor och ökad sysselsättning. Agenda 2030 har mål för anständiga arbetsvillkor, ekonomisk tillväxt och jämställdhet.

Referenser och krav: så preciserar du vad som ska uppfyllas

Precisera innebörden i varje krav. Skriv inte bara ”dokumenterad erfarenhet”; ange typ av uppdrag, leverantörens roll, uppdragets omfattning och period. Då förstår anbudsgivarna vad de ska visa, och alla anbud kan bedömas på samma grunder.

Gör en bedömningsmatris med en rad per referens och kontrollera uppdragets likhet, leverantörens egen roll, omfattning och period, resultat samt om uppgifterna kan verifieras. Använd fasta utfall för varje punkt: styrkt, delvis styrkt eller inte styrkt. Skriv kort vilket underlag som motiverar utfallet.

Bestäm i förväg vilka punkter som är avgörande och hur varje utfall påverkar helhetsbedömningen. Knyt bedömningen till uppdragets krav och redovisa den på samma sätt för samtliga anbud.

Kontrollera referenserna: be om kontaktperson, uppdrag, tidpunkt, omfattning och resultat, och om att få kontakta referensen. Kontrollera att referensen avser ett liknande uppdrag och att personen har egen kunskap om leveransen. Om referensen inte styrker det som krävs, dokumentera det och hantera det enligt upphandlingens regler.

Kvalificering och uteslutning vid offentlig upphandling

Principerna: Konkurrens – alla företag ska kunna konkurrera om offentliga kontrakt. Likabehandling – alla anbudsgivare ska behandlas lika och bedömas på samma grunder. Transparens – processen ska vara öppen och dokumenterad.

Proportionalitet – kraven ska stå i proportion till det som upphandlas. Icke-diskriminering – företag från andra EU-länder ska behandlas lika som svenska företag. Det påverkar bedömningen av kapacitet och referenser: kraven måste vara proportionerliga och tillämpas likadant på alla anbud.

LOU (2016:1145) är lagen om offentlig upphandling. Vilket regelverk och vilka bestämmelser som gäller beror på upphandlingens förutsättningar; kontrollera det innan du utformar kvalificerings- och referenskraven.

Tröskelvärden påverkar vilket regelverk och vilka regler om kvalificering och uteslutning som aktualiseras. Upphandlingsmyndigheten beskriver uteslutning och kvalificering över tröskelvärdena. Anpassa kraven till kontraktet och marknaden och kontrollera vilka regler som gäller för upphandlingen. (Upphandlingsmyndigheten)

Upphandlande myndigheter omfattar statliga myndigheter som Skatteverket, Försäkringskassan och Trafikverket, kommuner och regioner, kommunala och statliga bolag, stiftelser med offentlig anknytning samt vissa privata aktörer med offentlig finansiering. (Driva Företag) Anpassa kontrollerna av leverantörens kapacitet och referenser till kontraktets krav och dokumentera hur underlaget har bedömts.

Skilj uteslutning från kvalificering. Upphandlingsmyndigheten beskriver obligatoriska och frivilliga uteslutningsgrunder över tröskelvärdena. Myndigheten är skyldig att utesluta en leverantör som dömts för viss brottslighet när den får kännedom om domen, och när obetalda skatter eller socialförsäkringsavgifter fastställts genom lagakraftvunnen dom eller beslut. Obetalda skatter som myndigheten på lämpligt sätt kan visa, konkurs eller insolvens- eller likvidationsförfarande kan också utgöra frivilliga grunder. (Upphandlingsmyndigheten)

Sammanvägd bedömning och beslut

Väg samman kapacitet, referenser, certifieringar och hållbarhetskrav i en beslutsmall. Sätt förväntade poäng per område i förväg och bedöm alla anbud mot samma modell. Låt referenser och kapacitet få egna skalsteg. Då syns avvägningen mellan pris och kapacitet.

Dokumentera underlaget: verifierade certifikat och hos vilket organ, sökning i Swedacs register över ackrediterade organ, referensernas kontaktuppgifter och vad de styrker, samt leverantörens svar på hållbarhetskraven. Transparensprincipen kräver att processen är öppen och dokumenterad.

Kontrollera vid upphandlingstillfället och löpande under avtalstiden att leverantörer och underleverantörer är godkända för F-skatt och sköter skatter och avgifter. Uppgifter om F-skatt, moms- och arbetsgivarregistrering, skatteskulder hos Kronofogden samt de tre senaste månadernas arbetsgivaravgifter kan hämtas från Skatteverket, Kronofogden eller kreditupplysningsföretag. (Skatteverket)

Fatta beslut först när varje krav har verifierat underlag: dokumentation av ekonomisk ställning, registeruppgifter, certifikat, referenser eller rutinbeskrivning. Pröva eventuell uteslutningsgrund separat från kvalificeringen. Om underlaget inte styrker kravet, följ reglerna för upphandlingen och dokumentera skälen.