Kapacitet och referenser: så bedömer du en leverantör

Kapacitet och referenser – varför de avgör leverantörsvalet

Offentlig sektor i Sverige handlar varor och tjänster för över 800 miljarder kronor per år. Myndigheter, kommuner, regioner och andra offentliga organisationer köper varor, tjänster och byggentreprenader. Lagstiftningen ska trygga konkurrens, transparens och likabehandling, och principerna om proportionalitet och icke-diskriminering gäller. Bedömningen av kapacitet och referenser måste alltså vara saklig, förutsägbar och spårbar.

Kapacitet och referenser visar om leverantören kan fullgöra uppdraget – priset räcker inte. Granska kompetens, certifierade medarbetare, rätt utrustning och oberoende. Se till att referenserna avser liknande uppdrag. Varje krav bör knytas till en verifierbar uppgift: certifikat, intyg, referensperson eller rutinbeskrivning.

Vad menas med kapacitet? Fyra områden att granska

Swedac beskriver besiktningsföretag som oberoende, med certifierade tekniker och rätt utrustning. Swedac ser till att de uppfyller alla krav för att få utföra besiktningar. För leverantörsbedömning blir det fyra granskningsområden: kompetens, certifierade medarbetare, utrustning och oberoende.

Kompetens: fråga vilka uppdrag medarbetarna har utfört och i vilken roll. Certifierade medarbetare: begär certifikat, kontrollera utfärdande organ och certifieringens område. Utrustning: kontrollera att leverantören förfogar över den utrustning som krävs för uppdraget, inte bara att den finns på marknaden. Oberoende: granska ekonomiska band till underleverantörer eller till den som ska kontrollera resultatet.

För organ som utför kontroller fastställer standarden SS-EN ISO/IEC 17020 kraven. För medicinska laboratorier ser Swedac till att de arbetar enligt fastställda krav.

Så verifierar du certifieringar och ackrediteringar

Kontrollera vem som utfärdat certifikatet. Swedac är nationellt ackrediteringsorgan och granskar och godkänner de som testar, kontrollerar och certifierar. Swedac har en söktjänst för att hitta ackrediterade organ och har lanserat en ny söktjänst för att enklare hitta och verifiera ackrediteringar, även med AI. Sök upp det utfärdande organet och kontrollera att det är ackrediterat för just den typ av kontroll eller certifiering som är aktuell.

Titta på vilken standard eller föreskrift certifieringen bygger på. För organ som utför kontroller fastställer SS-EN ISO/IEC 17020 kraven; en ny version av standarden gäller. Swedac har beslutat om ändringsföreskrift STAFS 2026:4 som ändrar föreskrifter (STAFS 2022:7) om organ som utför bedömning av överensstämmelse. Om certifikatet hänvisar till en standard eller föreskrift som inte längre gäller, eller om organets ackreditering har en annan omfattning än den tjänst som ska levereras, begär förtydligande.

Begär ackrediteringsbevis eller motsvarande dokument som visar organets omfattning och giltighetstid. För medicinska laboratorier och andra verksamheter med fastställda krav: kontrollera att laboratoriet eller leverantören omfattas av den externa granskningen. Ett certifikat behöver kopplas till ett ackrediterat organ för att ge verifiering.

Så verifierar du certifieringar och ackrediteringar

Hållbarhetskapacitet i leverantörskedjan

Trafikverket upphandlar enligt de krav som gäller för statliga myndigheter, till exempel sociala krav som arbetsrättigheter och antidiskriminering, och miljökrav. De sociala kraven omfattar minimilön eller minimivillkor vid utförande av uppdrag i Sverige, grundläggande rättigheter för arbetstagare i hela leveranskedjan vid produktion av varor och tjänster, skatter och socialförsäkringsavgifter, antidiskriminering, förhållningssätt i etiska frågor som korruption, samt sysselsättningskrav. Använd listan som checklista.

Bedöm leverantörens förmåga att uppfylla kraven i hela kedjan. Fråga hur leverantören följer upp underleverantörer, hur löner och sociala avgifter dokumenteras och hur avvikelser hanteras. Trafikverket anger att syftet är att motverka lönedumpning, svartarbete, diskriminering och korruption, och formulerar det som att inga människor får utnyttjas eller fara illa, att lagar ska följas och att konkurrensen ska vara rättvis.

Regeringens nationella upphandlingsstrategi ställer krav på myndigheter att genom upphandling verka för skäliga anställningsvillkor och ökad sysselsättning. Agenda 2030 har mål för anständiga arbetsvillkor, ekonomisk tillväxt och jämställdhet.

Referenser och krav: så preciserar du vad som ska uppfyllas

Precisera innebörden i varje krav. Skriv inte bara ”dokumenterad erfarenhet”; ange typ av uppdrag, leverantörens roll, uppdragets omfattning och period. Då förstår anbudsgivarna vad de ska visa, och du kan bedöma alla anbud på samma grunder.

Använd en poängmodell för objektiv jämförelse. I en guide till offentlig upphandling ges exemplet att den leverantör som offererar det lägsta priset får 10 poäng och andra anbud lägre poäng. Samma logik kan tillämpas på referenser: definiera skalsteg i förväg, till exempel antal liknande uppdrag eller antal år i branschen, och knyt poäng till varje steg. Bedömningen blir då förutsägbar och möjlig att granska i efterhand.

Kontrollera referenserna. Be om kontaktperson, uppdrag, tidpunkt, omfattning och resultat, och om att få kontakta referensen. Kontrollera att referensen avser ett liknande uppdrag och att personen har egen kunskap om leveransen. Om referensen inte styrker det som krävs, dokumentera det och hantera det enligt upphandlingens regler.

Extra krav vid offentlig upphandling

Principerna: Konkurrens – alla företag ska kunna konkurrera om offentliga kontrakt. Likabehandling – alla anbudsgivare ska behandlas lika och bedömas på samma grunder. Transparens – processen ska vara öppen och dokumenterad. Proportionalitet – kraven ska stå i proportion till det som upphandlas. Icke-diskriminering – företag från andra EU-länder ska behandlas lika som svenska företag. Det påverkar bedömningen av kapacitet och referenser: kraven måste vara proportionerliga och tillämpas likadant på alla anbud.

Lagstiftningen: LOU (2016:1145) är huvudlagen för den klassiska sektorn. LUF (2016:1146) gäller vatten, energi, transporter och posttjänster, LUK (2016:1147) gäller koncessionskontrakt, och LUFS (2011:1029) gäller försvars- och säkerhetsupphandling. Tröskelvärdena styr förfarandet: varor och tjänster ca 2,4 MSEK, byggentreprenader ca 59,9 MSEK, sociala tjänster och andra särskilda tjänster ca 7,9 MSEK, och direktupphandling 700 000 SEK. EU-kommissionen justerar tröskelvärdena vartannat år; kontrollera aktuella belopp hos Upphandlingsmyndigheten.

Över tröskelvärdet annonseras upphandlingen i EU:s databas TED och måste följa LOU:s detaljerade förfaranderegler. Upphandlande myndigheter inkluderar statliga myndigheter som Skatteverket, Försäkringskassan och Trafikverket, kommuner och regioner, kommunala och statliga bolag, stiftelser med offentlig anknytning samt vissa privata aktörer med offentlig finansiering.

Sammanvägd bedömning och beslut

Väg samman kapacitet, referenser, certifieringar och hållbarhetskrav i en beslutsmall. Sätt förväntade poäng per område i förväg och bedöm alla anbud mot samma modell. Låt referenser och kapacitet få egna skalsteg. Då syns avvägningen mellan pris och kapacitet.

Dokumentera underlaget: vilka certifikat som verifierats och hos vilket organ, sökning i Swedacs register över ackrediterade organ, referensernas kontaktuppgifter och vad de styrker, samt leverantörens svar på hållbarhetskraven. Transparensprincipen kräver att processen är öppen och dokumenterad.

Fatta beslut först när varje krav har en verifierad källa: ett ackrediterat organ, en dokumenterad referens eller en rutinbeskrivning från leverantören. Om ett krav inte är uppfyllt, följ upphandlingens regler för komplettering och avvisning. För offentliga köp måste krav och bedömning dessutom vara proportionerliga och icke-diskriminerande.

Så bedömer du kapacitet och referenser i offentlig upphandling