Ramavtal för lokala tjänster: så bygger och använder du dem

Ramavtal för lokala tjänster – vad det är och när det passar

Ett ramavtal fastställer villkoren för kontrakt som senare ska tilldelas under en viss tidsperiod. Enligt Upphandlingsmyndigheten kan ramavtal tecknas för upphandlingar av varor, tjänster och byggentreprenader. Skillnaden mot ett vanligt upphandlingskontrakt är att ramavtalet inte gäller en enskild, färdig anskaffning. Kontraktet tilldelas senare genom avrop, enligt de villkor som redan beslutats i ramavtalet.

Ramavtal beskrivs som en effektiv och användbar avtalsform när den upphandlande myndigheten med rimlig grad av säkerhet kan förutse framtida återkommande behov av anskaffningar och vill planera för dem. Formen är vanlig: år 2020 avsåg 40 procent av antalet annonserade upphandlingar ramavtal. Detta enligt Upphandlingsmyndigheten med hänvisning till statistiken om offentlig upphandling 2021.

För lokala tjänster passar ramavtal särskilt väl eftersom behoven ofta återkommer löpande under flera år – till exempel fastighetsskötsel, städning, vaktmästeri, skötsel av utemiljö, snöröjning, transporter eller måltidstjänster. I stället för att upphandla på nytt varje gång behovet uppstår fastställer ni villkoren en gång. Sedan gör ni avrop när verksamheten behöver tjänsten.

Rättslig grund: Lagen om offentlig upphandling (LOU) styr upphandling av ramavtal. Vid direktivstyrd upphandling finns detaljerade regler om ramavtal. Vid icke-direktivstyrd upphandling saknas detaljerade regler och den upphandlande myndigheten har stor frihet att utforma ramavtalet.

Fördelar och nackdelar med ramavtal för lokala tjänster

Så bygger du ramavtalet: behov, delområden och leverantörsstruktur

Ett ramavtal kan ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer. Det kan också bestå av flera delområden med olika leverantörer för respektive område. För lokala tjänster är det ofta praktiskt att dela upp ramavtalet i delområden, till exempel per tjänstetyp eller geografiskt område. Då kan leverantörer konkurrera om det de är bäst på.

Juridiskt skiljer Upphandlingsmyndigheten på tre typer av ramavtal: ett med endast en leverantör där alla villkor fastställs på förhand i ramavtalet, ett med flera leverantörer där alla villkor fastställs på förhand, och ett med flera leverantörer där tilldelning av kontrakt sker genom ny konkurrensutsättning mellan parterna. I de två sistnämnda typerna är två det lägsta tillåtna antalet leverantörer.

Strukturen får direkt betydelse i vardagen. I ett ramavtal med flera leverantörer och alla villkor fastställda kan tilldelning ske via en fastställd rangordning. Det är en på förhand beslutad ordning som avropen följer. Vid förnyad konkurrensutsättning konkurrerar leverantörerna i ramavtalet mot varandra vid varje avrop. Då kan villkor tillkomma vid själva konkurrensutsättningen.

Innan du bestämmer struktur behöver du göra en behovsanalys. Den ska omfatta vilka lokala tjänster som faktiskt efterfrågas, hur ofta och i vilken omfattning samt vilka volymer som kan uppskattas. Den ska också omfatta kvalitets- och uppföljningskrav och vilka hållbarhets- eller andra krav som ska ställas.

Ju bättre underlag, desto lättare att avgöra om ni behöver en eller flera leverantörer, hur delområdena ska avgränsas och om avropen ska ske genom rangordning eller förnyad konkurrensutsättning. Det är i ramavtalet som villkoren fastställs. Avropen ska sedan utgå från dessa villkor.

Checklista när du bygger ramavtalet: kartlägg återkommande lokala tjänster och uppskatta volymer; besluta om ett eller flera delområden; välj en eller flera leverantörer; bestäm om avrop ska ske via rangordning eller förnyad konkurrensutsättning; ange vilka upphandlande myndigheter som får avropa; fastställ kvalitets- och uppföljningskrav.

Exempel på villkor att reglera i ramavtalet: tjänstens omfattning, kvalitet, tider, rapportering och eventuella sanktioner. Fastställ också avropsordningen och vilka upphandlande myndigheter som omfattas.

Två typer av ramavtal – jämförelse av tilldelningsmetod

Så använder du ramavtalet i vardagen

När ramavtalet är på plats sker anskaffningen genom avrop: den upphandlande myndigheten tilldelar ett kontrakt för en konkret leverans eller tjänst, på de villkor som redan fastställts i ramavtalet. Avropet är den praktiska beställningen. Ramavtalet är ramen som styr vad som får beställas och hur.

En central begränsning är vem som får avropa. Endast de upphandlande myndigheter som angetts i ramavtalet får avropa från det. Om flera parter ska kunna använda ramavtalet måste de anges redan från början. En part som inte står med kan inte ansluta i efterhand.

Tilldelningen sker enligt den struktur ni valt. Har ni ett ramavtal med flera leverantörer där alla villkor är fastställda kan avropet följa en fastställd rangordning. Har ni valt förnyad konkurrensutsättning skickar ni en förfrågan till leverantörerna i ramavtalet, som får lämna anbud, och tilldelar därefter kontraktet. Vid förnyad konkurrensutsättning kan villkor tillkomma vid den konkurrensutsättningen.

Rutiner för avrop, behörigheter och dokumentation gör användningen förutsägbar. Följ upp att tjänsten levereras enligt de fastställda villkoren – kvalitet, tider, rapportering och eventuella sanktioner. Använd uppföljningen både för att styra den löpande leveransen och som underlag inför nästa generation av ramavtal.

Steg 1: identifiera behovet av den lokala tjänsten och kontrollera att din upphandlande myndighet anges i ramavtalet. Endast angivna myndigheter får avropa, och ingen part kan ansluta i efterhand.

Steg 2: välj avropsförfarande enligt ramavtalets struktur. Vid flera leverantörer med alla villkor fastställda kan avropet följa en fastställd rangordning. Vid förnyad konkurrensutsättning skickar du en förfrågan till leverantörerna i ramavtalet, som får lämna anbud.

Steg 3: tilldela kontraktet på de villkor som fastställts i ramavtalet. Vid förnyad konkurrensutsättning kan villkor tillkomma vid konkurrensutsättningen. Dokumentera avropet.

Steg 4: följ upp leveransen mot avtalade villkor – kvalitet, tider, rapportering och eventuella sanktioner. Använd uppföljningen både för att styra den löpande leveransen och inför nästa generation av ramavtal.

Samordning och lokala behov – lärdomar från en stor offentlig inköpare

Stockholms stad köper entreprenader, varor och tjänster för cirka 40 miljarder kronor om året. Staden beskriver sig som en offentlig organisation med en av Sveriges största inköpsvolymer. Stadens inköpsorganisation är decentraliserad: alla förvaltningar och bolag genomför självständigt sina inköp och upphandlingar. Enligt stadens egen beskrivning genomför 32 förvaltningar och 16 bolag inköp och upphandling.

För att få samordning trots decentraliseringen planeras vissa inköp samlat för hela staden i olika inköpskategorier. För vissa inköpsområden görs upphandlingar gemensamt för hela staden. Serviceförvaltningen har i uppdrag att genomföra sådana gemensamma upphandlingar. Stadsledningskontoret ansvarar för att styra, leda och samordna stadens strategiska inköps- och upphandlingsarbete samt för övergripande styrdokument inom området.

Modellen är användbar även i mindre organisationer: lokala behov hanteras nära verksamheten. Återkommande eller gemensamma behov – där stordriftsfördelar och enhetliga villkor är viktiga – kan samordnas i gemensamma ramavtal eller kategorier. Alla inköp och all upphandling ska följa de grundläggande principerna för upphandling, regelverket för offentliga inköp och stadens styrdokument. I Stockholms stad ska arbetet utgå från stadens inköpsprogram.

För ramavtal om lokala tjänster innebär det att enskilda verksamheter kan beskriva sina behov och göra sina avrop. Själva ramavtalet – delområden, villkor och leverantörsstruktur – tas fram samordnat så att avropen blir enhetliga och juridiskt hållbara.

Ramavtal för lokala tjänster i kris och beredskap

Försörjningen av nödvändiga varor och tjänster är en del av beredskapen. I januari 2026 gav regeringen 24 myndigheter – samtliga beredskapsmyndigheter – i uppdrag att se över behovet av avtal. Syftet är att upprätthålla försörjningen av nödvändiga varor och tjänster vid fredstida kriser, höjd beredskap och ytterst krig.

Myndigheterna ska identifiera behov av avtal för varor och tjänster som är nödvändiga för deras prioriterade uppgifter i kris och krig. Vid behov ska de gå vidare och teckna sådana avtal. Regeringen har också beslutat att förstärka och förtydliga ansvaret för landets samtliga beredskapsmyndigheter kopplat till försörjningsberedskap.

Uppdraget bygger på slutbetänkandet från utredningen om näringslivets försörjningsberedskap. Utredningen pekade ut avtal för försörjningsberedskap som ett sätt att säkra samhällets försörjning av särskilt viktiga varor och tjänster. Ett annat syfte var att inkludera näringslivet på frivillig grund.

Avtalen kan se olika ut beroende på vilka varor och tjänster som berörs, skyddsvärden och upphandlingslagstiftning med mera. Myndigheten för civilt försvar får ett sammanhållande ansvar och samordnar arbetet.

Civilt försvar handlar om att stärka samhället i att förebygga och hantera olyckor, kriser och konsekvenser av krig. Myndigheten framhåller att vi alla behöver bidra för att kunna möta kriser och ytterst krig.

För lokala tjänster är poängen att avtalsformen kan användas även för beredskapsändamål. Genom att i förväg identifiera vilka tjänster som måste fungera även under störningar – och säkerställa att det finns avtal och leverantörer för dem – blir försörjningen mindre sårbar. Regeringens uppdrag visar att avtal med näringslivet ses som en viktig pusselbit i uppbyggnaden av försörjningsberedskapen.

För lokala tjänster behöver beredskapen konkretiseras. Exempel på tjänster som kan behöva fungera även vid störningar är fastighetsskötsel, städning, vaktmästeri, skötsel av utemiljö, snöröjning, transporter och måltidstjänster. Säkerställ i förväg att det finns ramavtal och leverantörer för dem.

Utveckling av försörjningsberedskap – viktiga händelser i Sverige

Kvalitet, seriösa beställningar och lokalt ansvar

Ett ramavtal ger styrning på papperet, men kvaliteten avgörs av hur beställningarna görs. Stockholms stad slår fast att staden i alla sammanhang ska uppfattas som en seriös beställare. Staden arbetar för att minska risken för korruption. Allt inköpsarbete sker därför i enlighet med gällande lagar och stadens interna regler mot mutor, jäv och representation.

Staden arbetar också aktivt för att förebygga, upptäcka och hantera oegentligheter och brott riktade mot stadens verksamheter. Staden pekar på att upphandling och inköp inom offentliga organisationer kan vara ett riskområde för korruption.

Det är samtidigt ett ansvar som delas. Länsstyrelsen Stockholm beskriver att om krisen eller kriget kommer behöver alla bidra till Sveriges motståndskraft. Den som privatperson har ett eget ansvar att inledningsvis kunna klara sig själv, för att de mest utsatta ska få den hjälp de behöver.

Länsstyrelsen anger att de flesta av oss måste klara oss själva i minst en vecka. Samhällets krisberedskap bygger på att alla tar ansvar.

Länsstyrelsen ger exempel på hur den enskilde kan engagera sig i Sveriges gemensamma beredskap. Exempel: gå med i en frivillig försvarsorganisation som har uppdrag inom totalförsvaret, gå en kurs i exempelvis hjärt- och lungräddning, bli blodgivare om man kan.

Ett annat exempel är att prata med andra där man bor om hur ni kan stärka er gemensamma beredskap, exempelvis i bostadsrättsföreningen, hyreshuset eller byalaget. Den typen av lokalt engagemang samspelar med de lokala tjänster som samhället behöver kunna upprätthålla.

Praktiskt innebär det att en seriös beställare av lokala tjänster arbetar utifrån tydliga styrdokument och rutiner. Beställaren dokumenterar sina avrop, följer upp leveransen mot avtalade villkor och håller isär roller och intressen.

Exempel på uppföljningspunkter i avropet är kvalitet, tider, rapportering och eventuella sanktioner. Det gör kvaliteten mätbar mot ramavtalets villkor.