Avrop från ramavtal: så ställer du krav

Avrop från ramavtal – vad kravställningen ska uppnå

Upphandlingsmyndigheten definierar ramavtal som ett avtal om villkoren för kontrakt som senare ska tilldelas under en viss tidsperiod. Ett vanligt upphandlingskontrakt gäller en faktisk anskaffning och reglerar leverantörens åtagande fullt ut. Ramavtalet reglerar i stället villkoren för köp som görs senare; själva köpet kallas avrop.

Enligt Inköpsrådet är avrop den beställning den upphandlande myndigheten gör varje gång den köper enligt ramavtalet. År 2020 avsåg 40 procent av antalet annonserade upphandlingar ramavtal (Upphandlingsmyndigheten, Statistik om offentlig upphandling 2021). Ett ramavtal kan ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer. Det kan omfatta flera delområden som tecknas med olika leverantörer.

Kraven vid avropet kan bara avse sådant som ramavtalet redan reglerar eller sådant som avropsordningen uttryckligen lämnar öppet. Vid rangordning är priset och övriga villkor fastställda sedan ramavtalsupphandlingen; vid förnyad konkurrensutsättning kan villkor tillkomma. Kravställningen handlar därför om att precisera behov och volym, bekräfta leveransvillkor, följa gällande avropsordning och dokumentera vad som sagts och beslutats.

Statistik över ramavtal i Sverige

Kontrollera ramavtalet innan du ställer krav

Kontrollera alltid om ett ramavtal finns innan du gör ett inköp eller en upphandling, enligt Karolinska Institutets checklista för avrop på ramavtal. Första frågan är om varan eller tjänsten omfattas av avtalet. Att en leverantör har ramavtal betyder inte att du får beställa allt den säljer – bara varor och tjänster som omfattas får köpas in.

Kontrollera giltighetstiden. Enligt Upphandlingsmyndigheten måste ett kontrakt som grundas på ett ramavtal tilldelas innan ramavtalet löper ut. Det enskilda kontraktets löptid kan däremot sträcka sig längre. Enligt Inköpsrådet får ett ramavtal enligt LOU normalt inte löpa längre än fyra år, vilket också är den vanligaste avtalstiden.

Gå igenom ramavtalets villkor för avropet: pris, leveransvillkor, leveranstid med mera. Villkoren kan skilja mellan olika ramavtal och måste läsas i det aktuella avtalet. De är inte med automatik desamma som i ett annat ramavtal.

Endast de upphandlande myndigheter som angetts i ramavtalet får avropa från det. Upphandlingsmyndighetens frågeportal har behandlat vad det innebär att vara avropsberättigad. Där konstateras att ett ramavtal som används sällan inte behöver utgöra avtalsbrott, samtidigt som öppenhetsprincipen ställer krav på hur leverantörerna behandlas.

Kontrollera att din organisation står med som avropsberättigad. Vid delområden: kontrollera vilken leverantör som hör till respektive område.

Utgå från avropsordningen – den sätter gränserna för dina krav

Upphandlingsmyndigheten skiljer juridiskt på tre typer av ramavtal. Den första har endast en leverantör och alla villkor fastställs på förhand. Den andra har flera leverantörer med alla villkor fastställda på förhand. Den tredje har flera leverantörer där tilldelning sker genom en ny konkurrensutsättning mellan parterna. I de två senare fallen är lägsta tillåtna antal leverantörer två.

Vid avrop på ramavtal med mer än en leverantör är avropsordningen enligt Karolinska Institutets avropschecklista något av alternativen rangordning, förnyad konkurrensutsättning eller särskild fördelningsnyckel. Respektive ramavtal anger vilket sätt som ska användas. SLU:s checklista har samma princip: finns flera leverantörer i ramavtalet ska avrop genomföras enligt den avropsordning som anges i ramavtalet.

Du kan inte själv välja avropsförfarande. Kraven måste rymmas inom den ordning ramavtalet föreskriver. Vid rangordning finns inget utrymme att begära nya priser. Förnyad konkurrensutsättning förutsätter tvärtom att samtliga ramavtalsleverantörer tillfrågas.

Upphandlingsmyndigheten anger att villkor kan tillkomma vid förnyad konkurrensutsättning. Vid särskild fördelningsnyckel framgår av ramavtalet hur avropen fördelas. Kraven behöver hållas inom den ordningen.

Avropsordningar i ramavtal – jämförelse av metoder

Krav vid rangordning och en leverantör

Vid ramavtal med endast en leverantör görs avropet enligt de priser och villkor som fastställts i ramavtalet, enligt KI:s checklista. Kravställningen handlar då om att beskriva behovet korrekt: vad som ska levereras, volym, leveransadress, önskad leveranstid och referens. Beställningen ska ligga inom ramavtalets omfattning.

Vid rangordning är alla villkor i ramavtalet, inklusive pris, fastställda. Beställningen görs från leverantören som står först i rangordningen. Om den leverantören inte klarar att leverera den efterfrågade varan eller tjänsten får förfrågan gå vidare till nummer två och så vidare.

Enligt Inköpsrådet fastställs rangordningen i förfrågningsunderlaget till ramavtalet, utifrån lägsta pris eller ekonomiskt mest fördelaktiga anbud. Den gäller under hela ramavtalstiden.

Kravarbetet handlar här om att bekräfta behovet och dokumentera turordningen. Fråga den leverantör som står först om leverans, notera svaret och gå vidare i rangordningen först om leverantören inte kan leverera.

Att i detta läge ställa nya krav på pris eller andra villkor än ramavtalets strider mot att villkoren redan är fastställda.

Krav vid förnyad konkurrensutsättning

Vid förnyad konkurrensutsättning ska avropsförfrågan sändas till samtliga ramavtalsleverantörer. Du väljer sedan det avropssvar som är bäst utifrån ramavtalets fastställda villkor, enligt Karolinska Institutets checklista. Rutinen ska genomföras innan beställning läggs.

Upphandlingsmyndigheten konstaterar att villkor kan tillkomma vid denna avropsordning. Det är här, och bara här, de egna kraven hör hemma.

Bygg avropsförfrågan inom ramavtalets ramar. Beskriv behovet och volymen för avropet. Upprepa de kvalitets-, leverans- och prismodeller som ramavtalet bygger på. Ange vilka tillkommande villkor som ska besvaras.

Ange utvärderingsgrund; den ska utgå från ramavtalets fastställda villkor. Ange också svarsfrist, formen för svaret och exakt vilka uppgifter avropssvaret ska innehålla. Exempel: pris enligt ramavtalets modell, leveranstid och hur eventuella tillkommande villkor uppfylls.

Dokumentera att förfrågan gått till samtliga ramavtalsleverantörer. Dokumentera också vilka svar som kommit in.

Krav på avropssvar och leverantörens möjlighet att tacka nej

Reglerna om avropssvar ligger i ramavtalet, inte i det enskilda avropet. Magnus Nilsson skriver i en expertkommentar på Inköpsrådet: om en leverantör ges rätt att tacka nej till leverans bör man överväga att reglera hur ofta det får ske. Grundregeln bör vara att leverantören endast undantagsvis får avstå från leverans.

Hans förslag till trappsteg är konkret. En minimireglering är att leverantören alltid ska besvara avropsförfrågan. Svaret kan bestå av så lite som ett nej tack till leveransen.

En mer omfattande reglering är att leverantören får tacka nej vid vissa avrop. Då måste den i avropssvaret motivera sitt nej och ange ett för den upphandlande myndigheten godtagbart skäl. Det är lämpligt att i ramavtalet ge exempel på vad som kan anses vara godtagbara skäl.

Ska nej-rätten begränsas ytterligare kan den enligt samma kommentar preciseras kvantitativt. Exempel: leverantören har rätt att tacka nej till ett av fem avrop eller till tre avrop under en rullande tolvmånadersperiod.

Sådana specifika regleringar kräver eftertanke för att inte få oönskade effekter. De måste samordnas med övriga avtalsvillkor. Ett exempel som nämns är krav på inställelsetid: det kan vara svårt för en leverantör att förbinda sig att leverera med kort varsel om den inte samtidigt kan tacka nej förhållandevis ofta.

Konsekvenserna av att lämna frågan oreglerad beskrivs också. Utan reglering kan den upphandlande myndigheten inte få nödvändiga leveranser. Det öppnar för oseriös prissättning: leverantörer kan lämna mycket låga priser på varor eller tjänster de inte avser att leverera och i stället höja priserna på andra poster.

En dialog med aktörerna på den relevanta marknaden inför kravställningsarbetet gör det lättare att skriva relevanta avtalsvillkor.

Ställ krav på transparens, dokumentation och uppföljning

När flera leverantörer ingår i ramavtalet ska valet av leverantör kunna förklaras och bygga på en transparent och rättssäker process, enligt Mercells guide till avrop inom ramavtal. I avropsakten kan du visa vilka leverantörer som tillfrågats och i vilken ordning. Där kan du också visa vilka avropssvar som kommit in och vilken grund beslutet vilar på.

Grunden för beslutet kan vara rangordningen i avtalet eller utfallet av utvärderingen mot ramavtalets villkor.

Öppenhetsprincipen är den bärande utgångspunkten. Upphandlingsmyndighetens frågeportal hänvisar till den i svaret om avropsberättigade organisationer. Myndigheten konstaterar samtidigt att ett ramavtal som används sällan inte behöver utgöra avtalsbrott.

Dokumentationen gör att båda sidorna kan hanteras: leverantörerna ska behandlas öppet.

Kravet på uppföljning gäller både leverans och avtalsvillkor. Mercells guide beskriver att köparen efter avropet bör följa upp leveranser, prestationer och överenskomna krav för att säkerställa att avtalet uppfylls korrekt. Regelbunden kommunikation minskar risken för problem.

Konkurrensverket har gett ut informationsmaterialet Inom ramen för ramavtal, som behandlar frågor om ramavtal och avrop.

Checklista inför avropet

– Kontrollera att ett tillämpligt ramavtal finns och att varan eller tjänsten du ska köpa omfattas av avtalet.

– Kontrollera ramavtalets giltighetstid och att kontraktet kan tilldelas innan ramavtalet löper ut.

– Läs avtalets villkor för pris, leveransvillkor och leveranstid – de kan skilja mellan ramavtal.

– Kontrollera att din organisation är avropsberättigad och, vid delområden, vilken leverantör som hör till området.

– Utgå från om ramavtalet har en eller flera leverantörer. En leverantör: avropa enligt ramavtalets priser och villkor. Flera leverantörer: följ avropsordningen rangordning, förnyad konkurrensutsättning eller särskild fördelningsnyckel.

– Formulera kraven inom ramavtalets ramar. Rangordning: bekräfta behov, volym och leveransvillkor och följ turordningen. Förnyad konkurrensutsättning: förfrågan till samtliga leverantörer, utvärderingsgrund enligt ramavtalet, svarsfrist och innehåll i avropssvaret.

– Kontrollera hur avropssvar och eventuell rätt att tacka nej är reglerad, inklusive godtagbara skäl och eventuell begränsning av hur ofta nej får förekomma.

– Dokumentera tillfrågade leverantörer, inkomna avropssvar och grunden för valet, och följ upp leveranser, prestationer och avtalskrav.