Vad innebär prisjämförelse mellan tjänsteavtal?

Tjänsteavtalet – vad som faktiskt jämförs

Ett tjänsteavtal avser tillhandahållande av en tjänst, inte köp av en vara. Att köpa en diskmaskin är ett köpeavtal, medan att köpa installationen av diskmaskinen är ett tjänsteavtal. Prisjämförelsen måste därför bygga på samma typ av tjänst. En installationstjänst kan inte jämföras rakt av med en vara eller med en annan tjänst.

Kort sagt innebär prisjämförelse mellan tjänsteavtal att två erbjudanden om samma tjänst ställs mot varandra, post för post. Erbjudandena ska beskriva samma arbete med samma ingående moment, innan deras priser säger något. Skiljer sig innehållet är det två olika tjänster, inte två priser på samma tjänst.

Upphandlingsmyndigheten definierar tjänstekontrakt som kontrakt om tillhandahållande av andra tjänster än byggentreprenadkontrakt. Varukontrakt avser i stället köp, leasing, hyra eller hyrköp av varor. Ett varukontrakt ska behandlas som varukontrakt även om det omfattar monterings- och installationsarbeten som ett underordnat inslag. Jämförelsen måste därför först avgöra om tyngdpunkten ligger i tjänsten eller i varan.

I praktiken behöver tjänstens art och innehåll ringas in före prisfrågan: vad som ska utföras, av vem, hur ofta och med vilka ingående moment. Först när två anbud beskriver samma tjänsteinnehåll går deras priser att ställa mot varandra.

Jämförelse mellan tjänsteavtal och köpeavtal

Avtal, kontrakt och ramavtal – skillnader som påverkar jämförelsen

Enligt Upphandlingsmyndigheten är ett kontrakt ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor. Det ingås mellan en eller flera upphandlande organisationer och en eller flera leverantörer. Kontraktet ska avse leverans av varor, tillhandahållande av tjänster eller utförande av byggentreprenad. Kontrakt är ett övergripande begrepp för flera avtalsvarianter och är alltid skriftligt.

Avtal är ett vidare begrepp. Avtal kan vara muntliga, ett muntligt avtal är lika bindande som ett skriftligt, men ett muntligt avtal faller inte under begreppet kontrakt. Vid prisjämförelse behöver man därför kontrollera om den ekonomiska överenskommelsen finns i ett skriftligt kontrakt eller bara i en muntlig eller på annat sätt dokumenterad avtalsform.

Ramavtal är en egen avtalsform i upphandlingssammanhang. Upphandlingsmyndigheten anger att upphandlingsreglerna ska tillämpas när en upphandlande organisation tilldelar kontrakt eller ingår ramavtal för varor, tjänster eller byggentreprenader som är upphandlingspliktiga. Det finns också avtal med inslag av både ramavtal och kontrakt.

Jämförelsen påverkas därför av om tjänsten köps genom ett direkt kontrakt eller beställs inom ramen för ett ramavtal. Den påverkas också av vilka villkor som då styr beställningen.

För den som själv ska välja mellan erbjudanden är skriftligheten praktisk: de ekonomiska villkoren bör gå att läsa ur ett underlag. Ett muntligt avtal är bindande, men det är inte ett kontrakt. Två erbjudanden är därför lättast att jämföra när båda finns i skriftlig form.

Fördelar och nackdelar med muntliga avtal i prisjämförelse

Vad prisjämförelsen behöver täcka

En prisjämförelse behöver täcka mer än prissiffran. Enligt Upphandlingsmyndighetens beskrivning av avtalstyper bör man minst kartlägga tjänstens art, de ekonomiska villkoren, avtalstypen och eventuella underordnade inslag. Om ett kontrakt innehåller både vara och tjänst är det avgörande om tjänsten är ett underordnat inslag, eftersom det kan styra om avtalet behandlas som varukontrakt eller tjänstekontrakt.

I jämförelsen bör samma poster ställas mot varandra: pris och prismodell, betalningsvillkor, tillägg och prisjusteringar, samt vad som ingår i tjänsten. Underordnade inslag som montering, installation, utbildning eller support behöver synliggöras. Annars kan de ligga i det ena anbudet men inte i det andra.

Upphandlingsmyndigheten understryker att avtalet måste klassificeras rätt och att olika regler kan gälla för olika typer av avtal. För prisjämförelsen innebär det att priser inte kan jämföras förrän samma avtalsklass, samma tjänsteomfattning och samma ekonomiska villkor ligger på bordet.

Ett enkelt prov på jämförbarheten: om det ena erbjudandet räknar in montering eller installation och det andra inte, är prissiffrorna inte jämförbara. Posterna måste ligga på samma nivå innan en slutsats dras.

Krav för jämförbarhet i tjänsteavtal

Pris är inte allt – kostnad och kvalitet i tjänsteavtal

Val mellan tjänsteavtal handlar om balansen mellan kostnad och kvalitet och om vilka värden tjänsten ska bidra med för kunden. Jämförelsen bör därför utgå från önskad effekt och kvalitetsnivå, inte enbart lägsta pris.

Kvalitet i ett tjänsteavtal kan konkretiseras i krav på utförande, tillgänglighet, svarstider, kompetens och uppföljning. Kostnaden omfattar mer än timpris eller fast pris: administration, samordning, risk för avbrott, omfattningen av tillägg och kostnader för att byta leverantör. Ett lägre pris kan därför bli dyrare om tjänsten inte når den kvalitet eller de värden som avtalet ska bidra till.

Lägsta pris på en snävare tjänst är inte samma sak som lägsta pris på den tjänst man behöver. Sätt kvalitetsnivån först och jämför sedan vad varje erbjudande kostar på den nivån.

Prisjämförelse vid offentlig upphandling av tjänster

När en upphandlande organisation tilldelar tjänstekontrakt eller ingår ramavtal gäller särskilda regler. Enligt Upphandlingsmyndigheten ska upphandlingsreglerna tillämpas när en upphandlande myndighet eller enhet tilldelar kontrakt eller ingår ramavtal för varor, tjänster eller byggentreprenader som är upphandlingspliktiga. LOU, LUF, LUK och LUFS är tillämpliga på alla avtal som omfattas av upphandlingsplikten i respektive lag. Särskilda regler gäller för upphandling av koncessioner.

För tjänster måste avtalet klassificeras utifrån tjänstens karaktär. Upphandlingsmyndigheten anger att ett tjänstekontrakt gäller tillhandahållande av andra tjänster än byggentreprenadkontrakt. Är tjänsten en social tjänst eller annan särskild tjänst enligt bilaga 2 LOU/LUF gäller 19 kap. eller 19 a kap. LOU/LUF beroende på om upphandlingen överstiger aktuellt tröskelvärde.

Är tjänsten en B-tjänst enligt bilaga 3 LUFS gäller 15 kap. eller 15 a kap. LUFS. Det beror på om upphandlingen överstiger direktupphandlingsgränsen.

Prisjämförelsen vid offentlig upphandling påverkas därför av både regelverk och avtalstyp. Klassificeras avtalet fel kan fel kapitel och fel regler tillämpas, och jämförelsen av anbud riskerar att bygga på fel förutsättningar.

Reglerna i det här avsnittet riktar sig till upphandlande organisationer. Den som själv köper en tjänst som privatperson jämför erbjudanden utanför LOU, LUF, LUK och LUFS och utgår från villkoren i sitt eget avtal.

Regelverk för offentlig upphandling i Sverige

Konkurrens, jämförbarhet och pris

Prisjämförelse mellan tjänsteavtal förutsätter fungerande konkurrens. Konkurrensverket anger att konkurrenslagen förbjuder samarbeten som hindrar, begränsar eller snedvrider konkurrensen på marknaden. Samarbetar leverantörer på ett sådant sätt blir prisjämförelsen inte ett mått på konkurrenskraftiga villkor.

För den som jämför tjänsteavtal innebär det att anbud och priser bör komma från självständiga aktörer och bygga på samma tjänstebeskrivning. Jämförbarheten kräver både att tjänsterna är likvärdiga och att prissättningen har uppstått under konkurrens.

Sammanfattat: så kan ett tjänsteavtal prisjämföras

Sammanfattat kan ett tjänsteavtal prisjämföras i fem steg. Först identifieras tjänsten och om avtalet är ett tjänsteavtal eller ett köpeavtal. Därefter kontrolleras avtalsformen: skriftligt kontrakt, muntligt avtal eller ramavtal.

Inför stegen behövs samma underlag från båda håll: tjänstens art och innehåll, de ekonomiska villkoren och vilken avtalsform som gäller. Saknas något av detta är priserna inte jämförbara.

Sedan jämförs samma tjänsteinnehåll och samma ekonomiska villkor, inklusive underordnade inslag som installation eller support. Därefter vägs kostnad mot kvalitet och de värden tjänsten ska bidra med, i stället för att enbart se till lägsta pris.

Vid offentlig upphandling tillkommer att avtalet klassificeras rätt enligt LOU, LUF, LUK eller LUFS, att tjänstens karaktär styr vilka kapitel och regler som gäller, och att jämförelsen sker inom ramen för fungerande konkurrens. Konkurrenslagen förbjuder samarbeten som hindrar, begränsar eller snedvrider konkurrensen på marknaden.